Neatkarīgi no tā, vai esat darbinieks, kas raksta ziņojumu par savu priekšnieku, vai uzņēmuma īpašnieks, kurš ziņo jūsu ģenerāldirektoram, labākais līdzeklis ir „kāpēc-kā-kā” sistēma. Kāpēc jūs rakstāt šo ziņojumu? Kāda informācija lasītājam ir jāzina? Kā jūs plānojat iesniegt savus ieteikumus vai secinājumus? Sekojot šai struktūrai, tiks nodrošināta loģiska plūsma jūsu dokumentam. Tas sniegs jūsu priekšniekam vai vadītājam precīzu informāciju, kas nepieciešama, lai pieņemtu labi informētu biznesa lēmumu.
Koncentrējieties uz Kāpēc
Saprast, kāpēc jūs rakstāt ziņojumu. Ir svarīgi, lai jūs būtu skaidrs par ziņojuma mērķi, pretējā gadījumā jūs varētu pielāgot savu rakstu nepareizai auditorijai vai atstāt svarīgu informāciju. Ja nepieciešams, uzdodiet jautājumus. Ja ziņojums tiks izplatīts vairākiem departamentiem, apsveriet, vai jāiekļauj atsevišķas sadaļas, kas attiecas uz katru departamenta bažām.
Izlemiet, kāda informācija jāiekļauj
Apkopojiet nepieciešamo informāciju, piemēram, finanšu datus, diagrammas un grafikus. Intervējiet cilvēkus, kuru viedokļi ir saistīti ar jūsu ziņojumu. Tad izlemiet par svarīgāko punktu vai punktiem, kas, pēc jūsu domām, ir jāzina. Sāciet rakstot dažus punktus, kas izceļ svarīgākos punktus, vai strukturējiet savu informāciju vienumu sarakstā.
Izlemiet, kā prezentēt savu ieteikumu
Dodiet ziņojumu par nosaukumu. Īsi aprakstiet nodošanas vai ziņojuma rakstīšanas iemeslus. Aprakstiet savu informācijas vākšanas metodi. Organizēt ziņojuma struktūru loģiski, piemēram, saskaņā ar galvenajām tēmām. Noteikti iekļaujiet pietiekami daudz informācijas, lai parādītu, ka esat rūpīgi izpētījis šo tēmu. Pabeigt pārskatu ar savu secinājumu vai ieteikumu, pamatojoties uz jūsu konstatējumiem.
Pievienot kopsavilkumu
Atgriezieties pie sava ziņojuma sākuma un pievienojiet punktu vai divas, kas apkopo ziņojuma galvenos punktus. Varat arī izmantot aizzīmju punktus, lai strukturētu savas idejas. Kopsavilkums var būt viss, kas jūsu priekšniekam ir laiks lasīt, lai pārliecinātos, ka ir iekļauta visa atbilstošā informācija. Īsumā, kas ir ziņojums? Kādi ir galvenie konstatējumi? Ko jūs ierosināt vai ieteikt? Kas notiek tālāk? Rediģējiet savu kopsavilkumu, līdz tas nodrošina jūsu ziņojuma būtību viena vai divu minūšu laikā.
Formatējiet pārskatu
Ja ir uzņēmuma stila ceļvedis, pārliecinieties, ka jūs to ievērojat. Pretējā gadījumā formatējiet ziņojumu viegli lasāmā stilā, padarot kopiju pēc iespējas vieglāk skenējamu. Izmantojiet skaidras virsrakstus atsevišķām tēmām; tas ļauj jūsu priekšniekam atrast atbilstošo lapu ziņojumā. Apsveriet svarīgu faktu izcelšanu lielā fontā vai treknrakstā. Organizējiet finanšu pārskatus, iespieddarbus vai citus apliecinošus dokumentus pielikumā pielikumā.
Pārbaude un korektūra
Pārbaudiet ziņojumu par pareizu pareizrakstību un gramatiku. Tiešsaistes pareizrakstības pārbaudes un gramatikas pārbaudes ir noderīgas, taču tās ne vienmēr ļauj veikt kontekstu.Ja iespējams, lūdzu, noskaidrojiet, vai kļūda nav labota. Lūdziet korektoru kritizēt ziņojumu kopumā. Vai esat atstājuši domu nepabeigtu? Vai esat konsekventi izmantojis nozares terminoloģiju? Vai ir viegli saprast? Nemēģiniet pārsteigt ar savu zvaigžņu vārdnīcu - tā vietā censties panākt skaidrību.
