Ja jūs esat komitejā un jums ir nepieciešams izveidot ziņojumu, lai apspriestu jūsu sanāksmi, ir svarīgi pārliecināties, ka esat gatavs sanāksmei un sapratīsiet, kā rakstīt komitejas ziņojumu. Pēc vairākiem soļiem jūs varat sākt no sākuma līdz beigām, un jums būs pilns ziņojums, kas ir gatavs dot savu indivīdu vai grupu, kas pārrauga jūsu komitejas progresu.
Ievietojiet līdzi jūsu pildspalvu un papīru vai klēpjdatoru savā komitejas sanāksmē. Ierakstiet datumu, laiku, dalībniekus, tostarp virsrakstus un sanāksmes ilgumu. Pierakstiet darba kārtībā iekļautās tēmas un to, kas varētu būt apspriests bez konkrēta laika. Ņemiet vērā, kas piekrita un kuri nepiekrita, iemesls un cita svarīga informācija, kas notika sanāksmes laikā. Ja komitejas tēma netika panākta vienošanās un komiteja nolēma apspriest diskusiju līdz nākamajai sanāksmei, pārliecinieties, ka jūs to ņemat vērā un kad komiteja atkal tiksies ar šo jautājumu.
Izstrādājiet ziņojumu no savām piezīmēm, kas sīkāk izskata sanāksmi, sniedzot visu informāciju organizētā formātā. Jūs varat sākt ar vāka lapu, kas ietver datumu, laiku, tikšanās ilgumu un to, kas apmeklēja.
Turpiniet, rakstot pirmo komitejas sanāksmes tematu, kā arī detalizētu informāciju par to, kas tika apspriests un par ko tika nolemts, tostarp informāciju par komitejas balsīm. Iet caur katru tēmu un dariet to pašu. Atkarībā no komitejas veida un sapulces iemesla, iespējams, vēlēsities iekļaut potenciālos riska faktorus, ja darbība netiek veikta vai ja darbība nav noteikta. Rakstiet, kad komiteja tiksies vēlreiz. Ierakstiet to personu sarakstu, kas saņems ziņojumu saraksta apakšā.
Izlasiet ziņojumu, lai pārliecinātos, ka dokumentā nav pieturzīmju un gramatisko kļūdu. Pārbaudiet komitejas ziņojumu, lai pārliecinātos, ka saturs ir precīzs, un pārbaudiet to ar savām piezīmēm. Pārskatiet dokumentu pēc vajadzības pirms pilnīga sapulces ziņojuma pabeigšanas.
Izveidojiet kopijas un sniedziet ziņojumu dalībniekiem, kā arī direktoru padomei, citām komitejām, vadītājiem vai citiem, ja tādi ir.
Padomi
-
Ja vēlaties sapulcināt ierakstu, pārliecinieties, ka jums ir katras komitejas locekļa atļauja pirms sanāksmes uzņemšanas.
Brīdinājums
Izvairieties no informācijas ievietošanas ziņojumā, lai izvairītos no pildījuma, un izvairieties no faktiem. Ja kāds no komitejas locekļiem, piemēram, sāka runāt par saviem bērniem, neiekļaujiet to, ja vien tas neattiecas uz kādu darbu, ko veic komiteja, piemēram, lasīšanas programmu bērniem.
