Persona, kas sveic klientus, ienākot birojā, atspoguļo uzņēmuma tēlu. Neorganizēts, vienaldzīgs administrators prezentē uzņēmumu kā neprofesionālu un nesalīdzināmu. Tikmēr, uzmanīgs personāla loceklis sirsnīgi sveic, ka klients jūtas vērtīgs un var novest viņu uz ilgāku attiecību veidošanu ar uzņēmumu. Atcerieties arī, ka dažu veidu birojos, piemēram, ārsta vai terapeita birojā, un pirms svarīgām sanāksmēm, piemēram, intervijām, apmeklētāji var justies nervozi. Draudzīgs sveiciens var palīdzēt viņus atpūsties.
Novietojiet savu galdu, lai vērstos pret ieeju, lai redzētu klientus, kad viņi ienāk. Pārliecinieties, ka birojs katru dienu sāk sakārtot un uzturēt to visu dienu. Sniedziet iepakojumus nekavējoties vai novietojiet tos ārpus redzesloka. Saglabājiet dokumentus pareizi un jūsu iecelšanas grāmata ir pieejama. Izpildiet atbilstošās datorprogrammas, lai jūs varētu viegli meklēt klienta informāciju.
Smaidiet un sagaidiet klientu, nododot patiesu siltumu un entuziasmu. Izmantojiet sveicienu, ka signāli, kurus jūs esat gaidījuši, ja tas tā ir - bet tikai tad, ja jūs zināt, ka tas ir klients, kuru esat gaidījis. Ja jūs sagaidāt klientu pie sava advokātu biroja plkst. 9.00, un cilvēks, kas ir sagatavots biznesa tikšanās reizēm, jūs varat smaidīt un teikt: "Sveiki, tu esi John? Nekad nenorādiet klienta pilnu vārdu - uzskatiet šo informāciju par konfidenciālu. Izmantojiet vispārīgāku sveicienu, ja nezināt klientu, piemēram, "Labrīt, laipni aicināti XYZ firmā. Kā es varu jums palīdzēt šodien?"
Sniedziet palīdzību klientam, organizējot tikšanos, sniedzot viņai dokumentus, kas viņai ir jāaizpilda vai jāļauj viņai zināt, ka pastāstīsiet attiecīgajai personai, ka viņa ir ieradusies. Ļaujiet klientam uzzināt, cik ilgi viņai būs jāgaida. Jautājiet viņai, vai viņai ir kādi jautājumi un atbildiet uz viņiem pēc iespējas labāk. Ja jums ir jāpārbauda atbilde, aplieciniet viņai, ka jūs to darīsiet.
Mudiniet klientu nogaidīt, gaidot. Piedāvājiet klienta atspirdzinājumus, piemēram, ūdeni, kafiju vai tēju, ja tādi ir pieejami. Ja klients atsakās no piedāvājuma, pastāstiet viņam, ka viņš paziņo, ja viņš maina savu prātu. Turpinot smaidīt un sazinoties ar klientu, sazinaties ar aci, nododot siltumu un entuziasmu.
Laipni lūdziet klientu gaidīt tikai kādu brīdi, ja jums ir jāatbild uz tālruni. Atbildiet uz tālruni ar sveicienu, piemēram, "Labrīt, tas ir Terri no XYZ firmas. Vai jūs varat turēt tikai vienu brīdi?" Paldies zvanītājam par viņas turēšanu un apliecināšanu, ka jums būs taisnība ar viņu. Tad apmeklējiet klientu birojā.
Sekojiet sava biroja protokolam par klientu ieviešanu darbiniekiem. Uzaiciniet personāla locekli, tiklīdz klients ir ieradies, ja jūs zināt, ka personāla loceklis nesaskaras ar citu apmeklētāju. Pretējā gadījumā izsauciet atbilstošo personāla locekli pa tālruni, kad plānots sākt klienta iecelšanu.
Palūdziet klientu uz darbinieka biroju, ja tā ir jūsu birojā pieņemtā procedūra, un darbinieks ir norādījis, ka vēlas sākt sanāksmi. Alternatīvi, uzaicināt personāla locekli uz gaidīšanas zonu, lai tiktos ar klientu. Ieviesiet klientu un personāla locekli, ja tie vēl nav izpildīti, izmantojot uzvārdus vai vārdus, atkarībā no tā, ko jūsu uzņēmums dod priekšroku.
