Lai pienācīgi dokumentētu sapulces protokolus, ir nepieciešams daudz organizēt un pievērst uzmanību detaļām. Tā kā sanāksmju protokoli bieži kļūst par juridiskiem dokumentiem, ir svarīgi precīzi apkopot diskusijas. Izveidojiet dublējumkopiju un saglabājiet to drošā vietā un izplatiet papildu kopijas attiecīgajām pusēm. Praksē sapulces protokolu dokumentēšana ir daudz vieglāk precīzi un precīzi dokumentēta.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Klēpjdatoru
-
Vārdu apstrādes programmatūra
-
Sanāksmju darba kārtība
-
Roberta kārtības noteikumu kopija
Sanāksmju protokolu dokumentēšana
Ierodieties agri, lai jūsu klēpjdators tiktu izveidots un gatavs darbam. Ņemiet vērā datumu, laiku, atrašanās vietu un dalībnieku sarakstu. Ierakstiet tik daudz tikšanās diskusiju, cik iespējams jūsu rakstīšanas ātrumam. Neuztraucieties par pareizrakstības vai gramatikas kļūdām. Ja esat aizmirsis kādu svarīgu soli, piemēram, kustības vai darbības posma nodošanu, ir pareizi lūgt sapulces dalībniekus precizēt formulējumu. Dažreiz saglabājiet dokumentu, lai novērstu datu zudumu.
Rediģējiet savu sapulces protokolu pēc iespējas ātrāk pēc sanāksmes, kad jūsu diskusijas atmiņa joprojām ir svaiga. Labojiet pareizrakstības vai gramatikas kļūdas un pārliecinieties, ka formatējums ir konsekvents visā dokumentā. Ievietojiet "melnrakstu" ūdenszīmi, lai paziņotu lasītājiem, ka protokoli vēl nav apstiprināti un oficiāli. Saglabājiet failu, izmantojot faila nosaukumu, ko ir viegli identificēt un vēlāk diferencēt, piemēram, "StrataCouncilMinutesDecember5".
Sūtiet minūtes uz sanāksmes priekšsēdētāju vai citu personu, kas izraudzīta, lai pārskatītu diskusiju. Rediģējiet minūtes, pamatojoties uz saņemto atsauksmi. Rediģējot uzmanieties, lai saglabātu protokola integritāti. Nepievienojiet nekādas diskusijas, kas nav notikušas, vai noņemiet jebkādas diskusijas, kas notika. Saglabājiet failu vēlreiz.
Saglabājiet ūdenszīmi "Melnrakstā" dokumentā, līdz protokols saņem oficiālu apstiprinājumu. Tas parasti notiek nākamās tās pašas komitejas sanāksmēs.
Kad komiteja ir apstiprinājusi protokolu, noņemiet ūdenszīmi "melnraksts" un saglabājiet failu vēlreiz. Ja nepieciešams, izplatiet apstiprinātos protokolus komitejas locekļiem.
Padomi
-
Vai sanāksmes laikā izmantojiet Roberta nolikuma kopiju (vai kāds ir jūsu komitejas lietojums), lai to izmantotu kā atsauci. Tas var palīdzēt pareizi ierakstīt sanāksmes.
Daži cilvēki vēlētos vispirms dokumentēt sapulces protokolus, vispirms izmantojot īsfilmu, pēc tam ierakstiet piezīmes vēlāk. Šī metode var darboties tikpat labi kā minūtes, izmantojot klēpjdatoru. Tas ir atkarīgs no jūsu personiskajām vēlmēm.
Ļoti svarīgām sanāksmēm apsveriet iespēju izmantot magnetofonu, lai veiktu procedūras audio ierakstu.
