Webster vārdnīca definē burtu kā rakstisku vai drukātu ziņojumu personai vai grupai, kas parasti tiek nosūtīta pa pastu. Protams, mūsu elektroniskajā laikmetā daudzi vēstules tiek nosūtīti pa e-pastu, vai nu e-pasta ziņojumā, vai kā pielikums. Neskatoties uz šo tendenci, biznesa vēstulēm joprojām ir tradicionālas funkcijas. Tādējādi ir ļoti svarīgi, lai tie, kas ir biznesa pasaulē, zinātu šīs funkcijas, lai darītu pareizu iespaidu ar biznesa partneriem.
Pārdošana
Neskatoties uz tendenci veikt uzņēmējdarbību elektroniski, „tradicionālās pārdošanas vēstules joprojām ir svarīgs mūsdienu biznesa instruments,” norāda Kenneth Zimmer, Kalifornijas Valsts universitātes Biznesa un ekonomikas skolas emeritāts un Gardner-Webb koledžas asociētais profesors Sue C. Camp Broyhill Vadības skola. Turklāt Zimmer un Camp apgalvo, ka lielākā daļa darījumu vēstuļu faktiski ir pārdošanas vēstules, jo to nolūks ir veicināt preču vai pakalpojumu pārdošanu saņēmējiem. Pārdošanas vēstuļu galvenie mērķi ir pieci:
- Lai piesaistītu saņēmēja uzmanību.
- Lai izveidotu draudzīgas attiecības ar saņēmēju.
- Piesaistīt saņēmēja pirkuma motīvus.
- Lai pārliecinātu saņēmēju rīkoties.
- Sniegt saņēmējam iespēju rīkoties.
Sabiedriskās attiecības
Visu sabiedrisko attiecību centienu mērķis ir ietekmēt mērķauditorijas uzskatus, attieksmi vai rīcību. Tā tas ir gadījumā ar sabiedrisko attiecību vēstuli, paskaidroja Melvin L. DeFleur un Everette E. Dennis, „Samierināšanas masu komunikācijas: liberālās mākslas perspektīvas” līdzautori. PR vēstules galvenais mērķis ir pozitīvi ietekmēt auditorijas iespaidu par uzņēmumu vai organizācija.
Daži sabiedrisko attiecību vēstuļu piemēri ir tādi, kas cenšas sasniegt šādus mērķus:
- Veicināt jaunu uzņēmējdarbību.
- Aiciniet klientus atvērt kontu kontus.
- Paldies klientiem par viņu biznesu.
- Laipni gaidīti potenciālie klienti sabiedrībā.
- Paziņojiet par īpašu pārdošanu vai pakalpojumu.
- Piedāvāt stimulus izmantot uzņēmuma pakalpojumus.
Pieprasījumi un atbildes
Visbiežāk sastopamās biznesa vēstules uzrāda pieprasījumu vai atbild uz vienu, Zimmer un Camp stāvokli. Pieprasījuma vēstuļu piemēri ietver sanāksmju telpas rezervēšanu, cenu piedāvājuma pieprasīšanu, norēķinu paziņojumu pieprasīšanu un tikšanās izveidi. Tomēr Zimmer un Camp iesaka, ka šie ikdienas burti „netiek regulāri ārstēti”. Tādēļ, iesniedzot pieprasījumu vai atbildot uz vienu, jums jāievēro dažas vadlīnijas:
- Sniedziet pilnīgu informāciju.
- Nekad nesniedziet nepamatotus pieprasījumus.
- Esiet precīzi un precīzi.
- Nekad nebaidieties.
Prasības un korekcijas
Klienti dažreiz sūdzas par bojātu pakalpojumu vai produktiem. Ja rodas šādi gadījumi, uzņēmumiem ir jārisina sarunas ar klientiem, lai veiktu korekcijas. Turklāt uzņēmumi arī raksta prasījuma vēstules, piemēram, ja piegādātājs nesūta pareizo produktu vai nepiegādā to vispār. Tomēr Zimmers un Nometne saka, ka, atbildot uz prasību vai koriģējot to, jums ir jāpatur prātā šādi noteikumi:
- Pārliecinieties, ka jums ir visi fakti.
- Aprakstot prasību, jābūt precīzam un pilnīgam.
- Izvairieties no apsūdzībām, draudiem vai prasīgiem..
- Esiet laipni.
- Iesakiet saprātīgu risinājumu, kas būs pieņemams visām iesaistītajām pusēm.
Sociālie sakari
Apsveicam biznesa darbiniekus īpašos gadījumos ir „kopīga pieklājība un tradīcija”, raksta Zimmers un Nometne. Darba devējiem arī jānosūta līdzjūtības vēstules, ja asociētais uzņēmums cieš zaudējumus vai traģēdiju, nekavējoties reaģē uz oficiāliem ielūgumiem, atzīst pensijas un izsaka pateicību par dāvanām, viesmīlību vai īpašu attieksmi. Šādu apstākļu neatzīšana attēlo uzņēmumu sliktā gaismā.
Pārliecinieties, ka burti ir pareizi formatēti:
- Izmantojiet firmas veidlapas.
- Izlīdziniet atbilstības datumu lapas labajā pusē.
- Ievietojiet adresāta vārdu, oficiālo nosaukumu un adresi lapas apakšā, izlīdziniet pa kreisi.
- Sekojiet sveicienam ar komatu, nevis kolu, piemēram: Godātais kungs Jones,
- Divkārša vieta starp vēstuli un vēstules pirmo daļu un starp katru punktu. Tomēr viena vieta ir katra punkta ķermenis.
- Neietveriet atsauces iniciāļus, kopiju apzīmējumus utt.
