Sezoniskums, diennakts servisa cerības un spēja pielāgoties pastāvīgi mainīgajai videi padara organizētas darbplūsmas ļoti svarīgas efektīvai viesnīcas darbībai. Lai gan darba aktivitātes reizēm plūst vienmērīgā secībā, aizņemtos laikos šīs pašas darbības var pārklāties. Tas padara efektīvu sakaru sistēmu par svarīgu daļu no noteikumiem, maršrutiem un lomām, kas notiek organizētās viesnīcas darbplūsmas ietvaros.
Plānojiet darbplūsmu
Izveidojiet vertikālu darbplūsmas diagrammu, kas identificē katru nodaļu vai apgabalu un attēlo uzdevumu secību, izmantojot tekstlodziņus, savienojošās bultas un ciparus, lai noteiktu darba plūsmas virzienu. Nelielai viesnīcai tie var būt klienti, reģistratūra un saimniecības nodaļa. Piemēram, diagramma izjauc telpas rezervēšanu katrā no tā sastāvdaļām: viesis veic rezervāciju, saņem apstiprinājumu un ierodas reģistratūrā, kur reģistratūras darbinieki apstrādā reģistrāciju. Kad viesis pārbauda, reģistratūra apstrādā izrakstu un paziņo par saimniecības uzturēšanu.
Analizējiet uzdevumus
Viesnīcas darba vidē ir laiki, kad uzdevumi un pienākumi pārklājas. Izmantojot darba plūsmas diagrammu, analizējiet uzdevumus, kas veikti katrā pārejā, lai labāk paredzētu personāla vajadzības. Piemēram, trešās maiņas frontes darbinieki var apstrādāt vieglus saimniecības pienākumus un papildu administratīvos uzdevumus, piemēram, rezervēšanas datubāzes atjaunināšanu vai atbildes uz e-pastu. Tas var novērst nepieciešamību plānot uzkopšanu uz nakti un atbrīvot laiku pirmā un otrā maiņa darbiniekiem.
Darbinieku plānošana
Gan darbinieku plānošanai, gan uzdevumu termiņiem jābūt elastīgiem. Piemēram, ja jūsu parastais reģistrēšanās laiks ir pusdienlaiks, mājsaimniecībai līdz tam laikam jābūt tīriem un gataviem. Tomēr jums būs jāpielāgo grafiki vai jāpieņem pagaidu darbinieki aizņemto laiku laikā. Tas pats attiecas uz personālu, kas strādā pie galda. Ja jūs parasti plānojat divus cilvēkus dienas laikā un vienu personu naktī, jums, iespējams, būs jāpielāgo darba grafiki - dažreiz ar nelielu iepriekšēju paziņojumu -, lai nodrošinātu pārklāšanos pārklājuma laikā.
Komunikāciju plānošana
Labs sakaru plāns ir būtisks, lai organizētu viesnīcas darbplūsmu. Pārskatiet darbplūsmas diagrammu un identificējiet kritiskos saziņas punktus. Kā piemērus var minēt pārmaiņu sanāksmes, dežūras procedūras, ārkārtas ārkārtas situācijas, kā arī procedūras, lai atjauninātu gadījumus, kad viesi uzturas uzturēšanās laikā. Piemēram, saimniecības darbiniekiem ir jāinformē reģistratūra, kad viesis izņem preces no istabas ledusskapja. Iekļaut procedūras, lai paziņotu par darbplūsmas izmaiņām, lai pārliecinātos, ka nekas netiek ignorēts. Tas var arī prasīt papildu aprīkojuma iegādi, piemēram, divvirzienu radio vai mobilos tālruņus, kas paredzēti dežūras darbiniekiem.
