Jūs nebūtu pirmais biznesa profesionālis, kas apdomātu, kā vislabāk rīkoties ar konfidenciālu faksa pārraidi. Iezīmējiet to kā “konfidenciālu”, un jūs, iespējams, nevēlaties uzaicināt zinātkāri un iebrukt kādas personas privātumu. Izlaist to un sekas varētu būt vēl sliktākas. Abos jautājumos pievērsiet uzmanību, skaidri norādot faksa numuru kā “konfidenciālu” faksa lapā. Tad ievietojiet dažus zobus acu izslēgšanas brīdinājumā, rakstot konfidenciālu kājenes ziņojumu lapas apakšā.
Izveidojiet jaunu dokumentu savā teksta apstrādes programmā ar 1 collu margām. Ievietojiet sava uzņēmuma logotipu lapas augšpusē.
Vārda “Konfidenciāls” centrēšana lapas augšdaļā ir treknrakstā. Izmantot lielo burtu lielumu. Ātri atpazīstiet apakšā un centrējiet vārdus “Fakss”, “Faksa lapas” vai “Faksa nosūtīšana”.
Vāka lapas kreisajā pusē uzrakstiet “Date:” “Time:” un “Lappušu skaits, ieskaitot vāka lapu:”. Atsevišķās rindās divreiz ievadiet vietu un uzrakstiet “Adresāts:“ “Faksa numurs:” un “Tālruņa numurs:”. Vēlreiz atstājiet atstarpi un uzrakstiet: “Sender:” “Fax number:” un “Phone number:” uz atsevišķām līnijām. Faksa un tālruņa numuru iekļaušana ir gudrs veids, kā segt jūsu bāzi, it īpaši, ja fakss tiek pazaudēts, nepareizi novietots vai nekad nenonāk. Ja numurs ir nepareizs vai ir pārnesti divi numuri, varat labot kļūdu turpmākajos faksa sūtījumos.
Personalizējiet faksa vāka lapu ar sadaļu, kas ir piemērota jūsu biznesa vajadzībām. Piemēram, ja jūs regulāri sūtāt faksus vienai un tai pašai personai vai nodaļai, varat izveidot lodziņu ar virsrakstu “Maršruta informācija” vai “Nākamie soļi”. -rakstiet piezīmi vai instrukcijas, piemēram, „Lūdzu, nekavējoties zvaniet man, lai pārbaudītu šī faksa saņemšanu.”
Faksa lapas apakšdaļā uzrakstiet kājenes ziņojumu. Līdzīgi konfidenciālam brīdinājumam, ko redzat dažās e-pasta vēstulēs, šim ziņojumam ir jānorāda, ka fakss ir konfidenciāls; ir paredzēta tikai adresātam; un satur informāciju, kuras “izpaušana, kopēšana, izmantošana vai izplatīšana” ir aizliegta. Tā arī pieprasa, lai sūtītājs tiktu informēts par kļūdainu kvīti - vēl viens labs iemesls, lai nosūtītu tālruņa numuru faksa lapas augšpusē.
