Sākotnējā komunikācija starp potenciālo klientu un advokātu biroju parasti notiek pa tālruni, ko vada administrators. Tā rezultātā ir svarīgi, lai uzņēmuma administrators vienmēr būtu profesionāls un pieklājīgs. Profesionālisma saglabāšana dažkārt var būt izaicinājums, jo īpaši attiecībā uz reģistratoriem, kuri katru dienu atbild uz lielu zvanu apjomu. Bet ir daži principi, kas jums vienmēr jāievēro, atbildot uz zvaniem advokātu birojā.
Sākotnējā zvana uzņemšana
Veiciet katru zvanu, paziņojot advokātu biroja nosaukumu, identificējot sevi pēc nosaukuma un noskaidrojot, kā jūs varat palīdzēt zvanītājam. Piemēram, „Labrīt, tas ir advokātu birojs no X un Y, Jane, kurš es runāju ar?” Kad esat identificējis zvanītāju pēc nosaukuma, jautājiet “Kā es varu jums palīdzēt šodien kundze Z” un pārējās sarunas laikā atsaukties uz zvanītāju pēc nosaukuma. Piezīme par katru zvanu var būt noderīga, jo īpaši attiecībā uz vārdiem. Sarunas laikā uzturiet pozitīvu signālu, esiet pacietīgs un nekad nezaudējiet savu temperamentu. Izvairieties no žargona, slenga vai citu vārdu, piemēram, “uh huh” un “um”, lietošanas.
Zvanītāja vajadzību identificēšana
Ir ļoti svarīgi, lai jūs uzmanīgi klausītos zvanītāju un noskaidrotu viņas vajadzības un skaidri un precīzi sniedziet viņai pieprasīto informāciju. Katrs zvanītājs meklē palīdzību, lai iegūtu nepieciešamo informāciju vai atrastu pareizo personu, ar kuru runāt.
Maršrutējiet zvanītāju uz atbilstošu personu uzņēmumā
Ja zvanītājs pieprasa informāciju, ko vislabāk sniedz advokāts, informējiet zvanītāju, ka viņam ir jāsazinās ar kādu citu, un lūgt viņu aizturēt nodošanai. Sazinieties ar advokātu, kuram jūs plānojat pārsūtīt zvanu, paziņojiet zvanītājam pēc nosaukuma, atklājiet zvana mērķi un nododiet zvanu, ja advokāts ir pieejams. Neviens zvanītājs nedrīkst būt aizturēts ilgāk par 45 sekundēm. Pēc 45 sekundēm, jautājiet zvanītājam, ja viņa vēlas turpināt turēt, vēlētos, lai to sauktu atpakaļ, kad ir pieejams advokāts, vai vēlētos atgriezties vēlāk.
Beigt zvanu
Pirms katra zvana izbeigšanas jautājiet, vai pirms zvana pabeigšanas jūs varat saņemt papildu palīdzību. Paldies zvanītājam par advokātu biroja izskatīšanu. Juridiskais administrators reti ir iespējams pārliecināt potenciālo klientu nolīgt advokātu biroju, bet administratoram ir ļoti viegli zaudēt advokātu biroja klientu, būdams neprofesionāls, rupjš vai nepatīkams.
