Kā uzņēmuma īpašnieks, jūsu pienākums ir sekot līdzi savām finansēm un samaksāt nodokļus laikā. Atkarībā no jūsu vēlmēm, jūs varat veikt savu grāmatvedību, nolīgt profesionālu darbinieku vai izraudzīties kādu no jūsu organizācijas, lai rīkotos ar šo darbu. Neatkarīgi no tā, kādu opciju izvēlaties, veltiet laiku, lai iepazītos ar dažādām grāmatvedības sistēmām. Pārliecinieties, ka jums ir skaidra izpratne par atšķirībām starp vienreizējas piekļuves sistēmām un divkāršu ierakstu sistēmām papildus manuālām un datorizētām grāmatvedības programmatūras programmām.
Kas ir grāmatvedības sistēma?
Ir dažādi grāmatvedības sistēmu veidi, un katrai ir atšķirīgas iezīmes. Tomēr tiem visiem ir kopīgs mērķis: pārvaldīt uzņēmuma finanšu darbības, piemēram, tās ieņēmumus, izdevumus un saistības. Šajā digitālajā laikmetā lielākā daļa grāmatvežu izmanto sarežģītas sistēmas, kurās ir atgādinājumi par maksājumu kavējumiem, uzlabotas ziņošanas iespējas, automatizēti datu dublējumi, mākoņa pakalpojumi un citi.
Bez grāmatvedības sistēmas, jums ir grūti iegūt grāmatas, kas ir gatavas ikmēneša un gada pārskatu sniegšanai, sekot līdzi jūsu ikdienas izdevumiem un novērtēt uzņēmuma finansiālos rezultātus. Manuālie aprēķini ir novecojuši un ir pakļauti cilvēka kļūdām. No otras puses, datorizētas grāmatvedības sistēmas ir precīzas un padara visu daudz vieglāku. Jūs vai jūsu komanda ietaupīs laiku un naudu, vienlaikus novēršot dārgas kļūdas.
Šīs programmas var apstrādāt visu veidu grāmatvedības informāciju un radīt detalizētus pārskatus. Jūs varat tos izmantot, lai aprēķinātu algas, ko maksā un maksā darbiniekiem, reģistrē darījumus, pārbauda kredīta apgrozījuma koeficientus un apstrādā datus, kas saistīti ar pārdošanu, algu sarakstu, inventāru un citiem jūsu uzņēmuma galvenajiem aspektiem. Dažas grāmatvedības sistēmas ir paredzētas maziem uzņēmumiem un ārštata darbiniekiem, bet citas - lieliem uzņēmumiem, valsts aģentūrām vai konkrētām nozarēm.
Grāmatvedības programmatūras veidi
Grāmatvedības sistēmas izvēle ir atkarīga no jūsu budžeta, preferencēm un uzņēmuma lieluma. Četri galvenie finanšu programmatūras sistēmu veidi ir:
- Vienreizējas piekļuves sistēmas
- Divu ierakstu sistēmas
- Rokas grāmatvedības sistēmas
- Datorizētas grāmatvedības sistēmas
Tos var iedalīt vairākās citās kategorijās, piemēram, mākoņdatošanas programmatūru, pielāgotu grāmatvedības programmatūru, uzņēmuma resursu plānošanas programmatūru, komerciālu programmatūru un citas. Jaunākajām programmām ir mārketinga un pārdošanas automatizācijas iespējas, neierobežota rēķinu plānošana, algas moduļi un citas progresīvas funkcijas. To piemērošana grāmatvedībā pārsniedz jūsu ikdienas finanšu operāciju izsekošanu.
Vienkāršās sistēmas ir visvienkāršākā iespēja. Kā norāda viņu vārdi, tie reģistrē katru darījumu ar vienu ierakstu grāmatvedības žurnālā. Šī metode ir viegli lietojama un neprasa apmācību grāmatvedībā. Tā vēršas pie maziem uzņēmumiem ar nelielu darbības apjomu. Negatīvie ir tas, ka tā ir pakļauta kļūdām un nesekmē debitoru parādus, debitoru parādus, saistības un vairāk.
Lielākā daļa mūsdienu finanšu programmatūras sistēmu veidu, ieskaitot tos, kas paredzēti maziem uzņēmumiem, izmanto divkāršu grāmatvedību. Tas nozīmē, ka katrs darījums ietvers vismaz divus kontus, kas ļauj precīzāk ziņot un savlaicīgi noteikt kļūdas.
Manuāli pret datorizētām grāmatvedības sistēmām
Abi grāmatvedības sistēmu veidi balstās uz tiem pašiem principiem. Manuāla uzskaite tomēr ir laikietilpīga un ietver vairāk dokumentu. Tiem, kas to izmanto, ir jāsagatavo finanšu pārskatu pārskati, jāaprēķina izmēģinājuma atlikumi, jāreģistrē darījumi ar fiziskiem reģistriem utt. Tā kā viss tiek darīts manuāli, pastāv lielāks cilvēku kļūdas risks.
No otras puses, datorizētās sistēmas ieraksta finanšu darījumus elektroniski un var racionalizēt jūsu darbības. Lietotāji var izvēlēties apskatīt datus dažādos formātos, saglabāt to mākonī un piekļūt tai ceļā. Piemēri ir FreshBooks, Zoho Books, FreeAgent, QuickBooks, Xero un ActivityHD.
Atkarībā no jūsu nišas jūs varat izvēlēties arī nozares specifiskās grāmatvedības sistēmas, piemēram, Sage 300 Construction un Real Estate, Abila MIP Fund Accounting vai Sage Fixed Assets. Daudzas programmas ir īpaši paredzētas veselības aprūpes iestādēm, ražošanas uzņēmumiem, bezpeļņas organizācijām un cita veida organizācijām.
