Sūdzības vēstule kalpo kā pastāvīgs ieraksts par jūsu sūdzību ar personu vai organizāciju. Labi uzrakstītā vēstulē ir skaidri norādīta problēma, ar kuru esat saskārusies ar konkrētu produktu vai pakalpojumu, un paredzamo izšķirtspēju. Rakstot vēstuli, pieņemiet mierīgu un profesionālu toni. Izvairieties no jebkādiem draudiem, nepiedienīgām rantām, sarkasmām vai nepiemērotām valodām. Vairumā gadījumu jūs rakstāt vēstuli personai, kas nav atbildīga par jūsu problēmu, bet viņš var palīdzēt atrisināt šo problēmu.
Nosūtiet vēstuli konkrētai personai. Nelietojiet "Godātais kungs" vai "Kam tas var radīt bažas". Tālruņa numurs uzņēmuma komutatoram un pieprasiet atbilstošā vadītāja vārdu un nosaukumu. Apstipriniet pareizu viņas vārda pareizrakstību. Ja nevarat identificēt vārdu, izmantojiet atbilstošu nosaukumu, piemēram, "Klientu apkalpošanas pārvaldnieks".
Izmantojiet pildspalvu un papīru vai teksta apstrādes programmas versiju, lai ierakstītu visu informāciju, kas attiecas uz jūsu sūdzību. Iekļaujiet informāciju, piemēram, produkta nosaukumu un aprakstu, pasūtījuma numuru, zīmola nosaukumu, modeļa numuru, cenu un pirkuma datumu. Kopēt visus dokumentus, kas saistīti ar jūsu sūdzību. Pārskatiet visu informāciju un pārliecinieties, ka jūsu sūdzība ir likumīga.
Sāciet burtu uz pozitīvas piezīmes. Izmantojiet pirmo daļu, lai apspriestu dažus pozitīvus organizācijas aspektus. Piemēram, jūs varat minēt savu uzticību zīmola nosaukumam vai jebkādiem konkrētiem darījumiem ar uzņēmuma personālu. Piemēram, "Agrāk man patika apmeklēt jūsu veikalu. Daudzi no tirdzniecības partneriem sveicina mani pēc nosaukuma un iziet no sava ceļa, lai nodrošinātu, ka esmu apmierināts ar saviem pirkumiem."
Norādiet savas sūdzības raksturu otrajā daļā. Iekļaujiet visas ziņas, kas lasītājam ir jāzina, lai apstrādātu jūsu sūdzību. Piemēram, "Saskaņā ar manu 30 dienu garantijas nosacījumiem es atgriezīšos monitoru, kuru es nopirku 2011. gada 7. martā, par 373,89 ASV dolāriem. Pielikums ir kvīts kopija." Nesūtiet oriģinālu čeku vai citu dokumentu kopijas.
Izmantojiet trešo daļu, lai skaidri norādītu savas cerības. Piemēram: "Tā kā tosteris nedarbojas, kā norādījis ražotājs, es ceru, ka pilnīga un tūlītēja atmaksa būs 47,83 ASV dolāri, kā arī pasta izdevumi, ko es samaksāju par to, ka atgriezīsiet tos. Es gaidīšu četras nedēļas, lai atbildētu. no jums, es sazināšos ar Better Business Bureau."
Padomi
-
Iekļaujiet savu vārdu, adresi, tālruņa numuru un e-pasta adresi. Rakstiet īsus punktus un saglabājiet burta garumu uz vienu lapu. Lūdziet uzticamam draugam vai radiniekam pārbaudīt savu vēstuli. Papildus pareizrakstības un gramatikas kļūdu pārbaudei viņai ir jānodrošina, lai vēstules tonis būtu piemērots.
