Direktoru padome pieprasa, lai vadība ziņo tai visu organizācijas attiecīgo informāciju īsā, viegli ievērojamā formātā. Jums būs jāziņo par organizācijas finansiālo stāvokli un jāpiedalās plānos ar valdi.
Sagatavojiet visus nepieciešamos dokumentus un kopiju katram valdes loceklim. Jums vismaz jāsniedz valdei finanšu pārskats un vadības ziņojums, norādot uz kaut ko neparastu. Finanšu pārskatam nevajadzētu būt garākam par vienu lappusi.
Pārskatiet protokolu no pēdējās padomes sanāksmes. Ja pēdējā sapulces sanāksmē ir kādi jautājumi, kas gaida izšķirtspēju, adresējiet tos pašlaik. Pretējā gadījumā jums vajadzētu pavadīt ļoti maz laika, lai pārskatītu pēdējās sanāksmes protokolus.
Sniedziet pārskatu par to, kas noticis organizācijā kopš pēdējās padomes sanāksmes vai pēdējās reizes, kad ziņojāt padomei. Nepievērsiet nevajadzīgu laiku organizācijas aspektiem, kas darbojas normāli. Jums vajadzētu tērēt tikai vienu sodu vai divas organizācijas darbības, kas nekādā veidā nav izņēmuma.
Salīdziniet to, kas bija plānots tam, kas faktiski notika. Jānorāda jebkādas īpašuma vai jaunu aktīvu iegādes, darbinieku problēmas, tostarp atbilstošas jaunas nomas vai izbeigšanas, kā arī jaunas programmas, pakalpojumi vai produkti. Neatstājiet negatīvus rezultātus.
Izplatiet un pārskatiet finanšu pārskatus. Norādiet valdes locekļiem jūsu organizācijas kopējo peļņu vai zaudējumus. Ja ir būtiskas atkāpes no prognozēm, sniedziet īsu skaidrojumu.
Izklāstiet savus plānus organizācijas nākotnei, tostarp plašu pārskatu par prognozēto izaugsmi, ieņēmumiem, jauniem projektiem un darbinieku attīstību.
Uzdodiet valdes komentārus ar jautājumu un atbilžu sesiju. Jautājiet valdes locekļiem, vai viņi saprot organizācijas prognozēto izaugsmi un kādus ieteikumus varētu sniegt. Šobrīd jums vajadzētu arī noteikt datumu nākamajai valdes sanāksmei, ja iespējams.
