No brīža, kad darba devējam ir pirmais kontakts ar potenciālo darbinieku, darba attiecību izbeigšanas brīdī ir svarīgi, lai ar darbinieku saistītos rakstiskos ierakstus saglabātu darbinieka personāla lietā ar katra darbinieka vārdu. Šie nodarbinātības dokumenti, ja tie tiek uzturēti pareizi, var kalpot, lai aizsargātu darba devēju no turpmākās atbildības par darba un darba tiesību pārkāpumiem, piemēram, nelikumīgu izbeigšanu vai diskrimināciju darba vietā.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Failu skapju vai drošas telpas bloķēšana ar ierobežotu piekļuvi
-
Failu mapes
Saprast, kāpēc jums ir nepieciešams saglabāt darbinieku personāla failus. Tas ir uzņēmuma un darbinieka ieraksts par to, kas noticis darba vietā. Personāla datnē saglabātie ieraksti var kalpot, lai aizsargātu darba devēju turpmākajos tiesvedības procesos un palīdzētu novērst pārpratumus, kas var rasties politikas jautājumos, darba samaksas un pabalstu jautājumos, darba pienākumos un atbildībā, disciplināros vai korektīvos pasākumos un sūdzībās.
Tātad, kas būtu jāiet uz darbinieku personāla failā? Sekojoši dokumenti un ieraksti jāuztur cilvēkresursu speciālistiem vai vadītājiem par katru darbinieku. Darba apraksts Darba pieteikums Nodarbinātības piedāvājums IRS forma W-4 Darbinieka rokasgrāmatas saņemšana (Bieži vien laba ideja, lai saglabātu paša rokasgrāmatas kopiju, it īpaši, ja to laiku pa laikam var mainīt. Tādā veidā visi zina, kādi ir rokasgrāmatas noteikumi, par kuriem bija parakstīts darbinieks.) Jebkuri sniegtie novērtējumi Darbinieku pabalsti pierakstīšanās veidlapas Apbalvojumi Sūdzības un komplimenti, kas saņemti par darbinieku Disciplinārlietas vai brīdinājumi * Apmeklējuma ieraksti Ieteicams, lai katram atšķirīgajam ieraksta veidam būtu sava cilne.
Medicīniskie dokumenti un imigrācijas veidlapas jāglabā atsevišķos failos. Tā kā jūs nevarat pieņemt nodarbinātības lēmumus, pamatojoties uz personas imigrācijas statusu, pieņemot, ka viņiem ir tiesības strādāt ASV, un federālajai valdībai ir tiesības pārskatīt I-9, iespējams, ir labāk to nodalīt. Arī attiecībā uz medicīniskajiem dokumentiem amerikāņi ar invaliditāti (ADA) satur ļoti stingrus noteikumus attiecībā uz privātumu un piekļuvi amatam, kas piedāvā medicīniskus ierakstus, tāpēc ir nepieciešams tos saglabāt atsevišķā datnē un datņu kabinetā ar ierobežotu piekļuvi. ADA ierobežo informācijas izpaušanu šajos ierakstos uzraugiem, ciktāl darbiniekam ir nepieciešamie ierobežojumi attiecībā uz viņu pienākumiem vai ir nepieciešama izmitināšana; pirmās palīdzības darbinieki neatliekamās medicīniskās palīdzības gadījumā; valdības un apdrošināšanas ierēdņiem ierobežotos apstākļos.
Ir svarīgi, lai darbinieka personāla datnē nepareiza informācija tiktu nekavējoties izlabota pēc uzņēmuma paziņojuma, ka informācija ir nepareiza.
Darbinieku personāldatiem jābūt bloķētiem un pieejamiem tikai tiem cilvēkiem, kuriem ir likumīgs bizness, kam nepieciešams piekļūt failam. Vadītājam vai pirmās rindas uzraudzītājam var būt nepieciešama piekļuve, lai pieņemtu lēmumus par veicināšanas pasākumiem un disciplinārām darbībām. Ja kāds, kam nav likumīgas uzņēmējdarbības nepieciešamības piekļūt failam, vēlas to redzēt, viņiem ir nepieciešama derīga tiesas pavēle. Pretējā gadījumā var tikt pārkāptas darbinieka privātuma tiesības.
Kopumā likums neprasa jums atklāt darbiniekam to, kas ir viņu darbinieku personāla datnē bez atbilstoša darbinieka pieprasījuma. Tomēr, iespējams, ir labāka uzņēmējdarbības prakse, lai darbiniekus informētu par to, kas ir viņu datnē. Tādā veidā jums nav margināla darbinieka, kurš ir pārsteigts, kad viņi ir disciplinēti vai izbeigti. Izņēmumi no šī vispārējā noteikuma ir noteikumi par godīgu kredītu ziņošanas likumu (FCRA). Tas prasa, lai jūs informētu darbiniekus vai potenciālos darbiniekus, ja jūs veicat nelabvēlīgu rīcību, pamatojoties uz to, kas ir ietverts viņu kredītziņojumā.
Atsevišķa no darbinieku informēšanas jautājuma par to, kas atrodas viņu personāla datnē, ir piekļuves jautājums. Daudzas valstis pieprasa darba devējiem sniegt darbiniekiem un bijušajiem darbiniekiem piekļuvi viņu darbinieku personāla lietai. Kā cilvēkresursu profesionālim vai uzņēmuma īpašniekam šajā sakarā ir svarīgi iepazīties ar savas valsts tiesību aktiem. Tomēr parasti darbinieka piekļuve ir jābūt saprātīgai un pakļauta tam, lai vadības loceklis būtu klāt, lai nekas netiktu pieņemts vai mainīts. Daži valsts likumi ļauj darbiniekam iegūt kopijas, ja viņi to dara, lai kāds no uzņēmuma veiktu kopiju. Bieži vien būs ierobežojumi tam, ko darbinieks var redzēt personāla datnē. Ja ir sensitīvi vienumi, piemēram, atsauces vēstules, kriminālizmeklējumi un cita informācija, kas varētu būt pretrunā kādas personas privātuma tiesībām, viņiem var liegt piekļuvi tai. Šeit ir laba ideja saglabāt šos vienumus atsevišķā cilnē darbinieka personāla datnē. Daži valsts likumi var ļaut darbiniekam iesniegt atspēkojumus disciplinārām darbībām vai novērtējumiem.
Padomi
-
Saglabājiet valsts likuma kopiju, ja ir jūsu valstī, piekļūstot darbinieka personāla failiem, kas ievietoti vai ērti, vietā, kur šie faili tiek glabāti. Tas novērsīs konfliktus starp vadību un darbiniekiem par to, kas ir un kas nav pieļaujams.
Brīdinājums
Katrs darbinieks ir jāapstrādā vienādi, ja runa ir par personāla uzskaiti. Jebkura novirze praksē var pakļaut uzņēmumu tiesvedībai. Ja jums rodas šaubas par to, kā uzturēt darbinieka personāla failus, konsultējieties ar advokātu.
