Pastāv īpašas lietas, ar kurām jūs varat sazināties ar citiem cilvēkiem savā uzņēmējdarbības vietā, izmantojot memo izplatīšanu. Piezīme parasti ir saistīta ar kaut ko svarīgu līdzstrādniekiem, un parasti tā tiek izplatīta vismaz vairāk nekā vienai personai uzņēmumā. Piezīmi var izmantot arī, lai ļautu ikvienam uzzināt par kaut ko steidzamu, piemēram, zaudētiem failiem. Zaudētie faili var ietekmēt uzņēmuma darbību, un darbinieki ir jābrīdina par problēmu un to, kā viņi var palīdzēt pēc iespējas ātrāk.
Aizpildiet piezīmes par zaudētajiem failiem virsrakstu. Tas ietver rindu datumam, tematam, kurš ir piezīme un kurš tas ir. Šīs līnijas ir apzīmētas ar “Date”, “Subject”, “To” un “From”. Objektam vismaz jāsaka “Lost Files”, bet var arī aprakstīt, kuri faili tiek zaudēti.
Paskaidrojiet šo jautājumu īsi pirmajā daļā tieši zem galvenes. Tam noteikti jāietver, kādi faili ir pazaudēti, piemēram, konkrēta klienta vai projekta faili. Tas var ietvert arī to, kā jūs uzskatāt, ka faili ir zaudēti, kur tie varētu būt un cik steidzami tos atrast.
Vairāk par problēmu aprakstiet nākamajā sadaļā. Uzziniet vairāk par zaudētajiem failiem šajā brīdī. Jūs varat sniegt informāciju par klientu vai projektu, par kuriem faili ir paredzēti, vai vairāk informācijas par to, kā darbinieki varētu meklēt failus. Šajā brīdī norādiet konkrētu datumu, kurā faili ir jāatrod.
Pastāstiet atgādinājuma saņēmējiem tieši to, ko vēlaties, lai tie tiktu veikti pēdējā sadaļā. Tam vajadzētu būt konkrētiem darbības elementiem, piemēram, meklēšanai datu bāzē X vai visiem jūsu personiskajiem failiem, ja esat saglabājis zaudētos failus uzņēmuma datorā vai flash diskā. Atkārtojiet datumu, kurā faili jāatrod.
Piezīmes labošana. Pārliecinieties, ka neesat iekļāvis sensitīvu informāciju par failiem, par kuriem nav jābūt rakstiskam. Tāpat pārliecinieties, vai esat skaidri norādījis, ka ir svarīgi atrast zaudētos failus.
