Ziņojuma piezīme par nosūtīšanas lapu darbojas līdzīgi kā atsākt pavadvēstuli. Domājiet par to kā savu personīgo piķi lasītājam. Uzrakstiet to, ko jūs teicāt saņēmējam, ja jūs personīgi nododat ziņojumu viņam, bet vispirms savāciet savas domas.
Pirms rakstāt, ir svarīgi norādīt, ko vēlaties pateikt. Nosakiet savu auditoriju un novērtējiet viņu specifiskās vajadzības un vēlmes. Apsveriet šos punktus, sagatavojot atgādinājumu par pārraidi un pārējo jūsu ziņojumu vai priekšlikumu.
Nosūtiet pārraides piezīmi, izmantojot vienkāršu piezīmju formatējumu. Ja jūsu organizācijai ir piezīmju veidne, izmantojiet to. Ja neizmantojat šo iestatījumu kā sākuma punktu:
MEMORANDUM
Uz: Saņēmēja vārds un nosaukums No: Jūsu vārds un uzvārds Datums: Datums, kad ieslēdzat savu ziņojumu Temats: Ziņojuma nosaukums
Uzrakstiet sākuma paziņojumu. “Šeit ir, piemēram, jūsu pieprasītais ziņojums…”. Tam nav jābūt garam. Daži vienkārši teikumi saņems darbu. Izmantojiet šī punkta uzņēmējdarbības bloka formātu un pārējo piezīmi. Novietojiet cieto atgriešanās vietu vai tukšu atstarpi starp katru rindkopu, bet pirms jaunas sadaļas sākšanas nelietojiet cilni vai ievilkumu.
Uzrakstiet ievaddaļu. Aprakstiet ziņojuma darbības jomu, tieši to, ko tā aptvers un kā jūs savākāt informāciju.
Uzrakstiet piezīmes tekstu. Paskaidrojiet, cik noderīgs būs ziņojums lasītājam. Sniedziet savus galvenos secinājumus un izceliet interesantus secinājumus vai nodaļas, kas īpaši interesē jūsu auditoriju. Šajā sadaļā var iekļaut visu informāciju, kas padarīs pārskatu noderīgāku vai pieejamāku jūsu lasītājam. Jūs pat varat vēlēties sniegt ieteikumus turpmākai izpētei.
Izveidojiet noslēguma punktu. Uzrakstiet īsu piezīmi jūsu lasītājam un aplieciniet, ka esat saņēmis lielu palīdzību no kolēģiem. Piedāvājiet arī precizēt jebkurus punktus vai, ja nepieciešams, veikt turpmāku darbu.
Pārbaudiet pareizrakstības un gramatikas kļūdas dokumentā.
Vai jūsu kolēģis, ar kuru jūs uzticaties, pārbauda savu darbu. Viņas svaigās acis nulles sajaucot runas un kļūdas.
Veiciet nepieciešamās izmaiņas un pievienojiet korektora ieteikumus.
Ievietojiet aizpildīto piezīmi par nosūtīšanu pārējā ziņojuma daļā. Novietojiet to tieši pirms satura rādītāja un pēc ziņojuma virsraksta lapas.
Padomi
-
Uzrakstiet pēdējo ziņojumu par nosūtīšanas un citu prefikcijas daļu, jo tās atsaucas uz pārējo dokumentu.
Brīdinājums
Pārsūtīšanas piezīmes tiek izmantotas tikai iekšējiem dokumentiem. Ja jūsu ziņojums ir paredzēts ārējai auditorijai, tāpat kā potenciālais klients, tā vietā uzrakstiet vēstules vēstuli. Informācija būs tāda pati, bet izmantos biznesa vēstuli, lai veidotu dokumentu.
