Rakstot ziņojumu, kas jāiesniedz sanāksmē, jums ir jāievēro dažas galvenās vadlīnijas, no kurām lielākā daļa jūs, iespējams, ir iemācījušās skolā. Piemēram, jums ir jābūt pārliecinātiem par sava ziņojuma mērķi, jums ir jākoncentrējas uz precīzi definētu apakškopa un jums ir nepieciešams rakstīt ar savu auditoriju.
Uzziniet iepriekš sanāksmes dalībnieku izglītojošo un darba pieredzi. Tas palīdz jums uzzināt, cik daudz jums ir nepieciešams izskaidrot. Piemēram, iedomājieties, ka esat sagatavojis ziņojumu par nelaimes gadījumu skaitu atsevišķos pilsētas krustojumos, kas tiks prezentēts nākamajā satiksmes komitejas sanāksmē. Ja trīs no pieciem komitejas locekļiem ir tiesībaizsardzības jomā, jums nav nepieciešams izskaidrot frāzes, piemēram, „pārvietoties kārta”.
Atcerieties savu vidusskolas angļu valodas skolotāja padomu. Nemēģiniet atrisināt Visumu. Rakstiet par mazāku segmenta galveno tēmu. Tas padara jūsu ziņojumu vieglāk saprotamu. Piemēram, „gājēju drošība” var būt galvenais satiksmes izpētes ziņojuma temats, bet jūsu ziņojums ir ierobežots ar vienu no šī temata daļām - uzlabojot drošību divos krustojumos.
Pārliecinieties, ka ievadā un secinājumos ir pietiekami daudz kontekstu. Tas palīdz sapulces dalībniekiem saprast jūsu priekšlikumu nozīmi. Piemēram, ja jūsu ziņojumā tiek ieteikts pieņemt darbā policijas darbiniekus, lai strādātu pašvaldības tiesā, jūsu ievads izskaidrotu pašvaldības ikgadējās cīņas, lai kompensētu policistu virsstundu paaugstināšanu. Secinājums vēlreiz atkārto, kā šis priekšlikums ir tikai viens no daudzajiem, kas var palīdzēt pašvaldības budžeta caurumiem.
Ļaujiet ziņojuma nosaukumam ieteikt, vai sanāksme ir plānota problēmu risināšanai vai informācijas sniegšanai.Piemēram, ja menedžeris ir aicinājis sanāksmi informēt komandas locekļus, ka pēdējā ceturkšņa pārdošanas apjomi ir palielinājušies, jūsu nosaukums varētu būt „Trešā ceturkšņa pārdošana: jaunu klientu apkalpošanas procedūru ietekme”.
Pārskatu mērķis parasti ir ietekmēt kāda cilvēka rīcību. Norādiet atgriezenisko saiti, kuru esat gaidījis - un no kā. Piemēram, skolas vadītāja ziņojums par studentu pārbaudes rezultātu palielināšanu var ieteikt valdei apstiprināt rezolūciju, kas izmēģinājuma programmu pārvērš par pastāvīgu.
