Rakstot vairākiem cilvēkiem, kas sastāv no direktoru padomes, nav grūti un ātri pieņemamu noteikumu, kas nozīmē, ka jums ir vairākas iespējas, kā risināt savu vēstuli. Parasti jūs sagatavosiet vienu vēstuli, kad tā ir tik liela, ka katram direktoram ir grūti pievērsties. Mazākiem dēļiem var rakstīt atsevišķu vēstuli katrai personai un izmantot "oglekļa kopijas" apzīmējumu, lai atsauktos uz citiem saņēmējiem.
Rakstot lielu padomi
Ja valde sastāv no piecām vai vairākām personām - šis skaitlis ir norādes, nevis likums - parasti ir jāsagatavo viena vēstule, kas adresēta valdei kā grupa, un nosūtīta uzņēmumam, kuru viņi pārvalda. Šeit ir piemērs:
Direktoru padome
ABC Property Corporation
123 Pilsētas iela
Sanfrancisko, CA 94105
Jūsu sveicienam jālasa "Cienījamie direktoru padomi" vai "Cienījamie valdes locekļi", kam seko kols, nevis komats. Ja esat uzņēmuma īpašnieks vai cita valdes loceklis, ir pieņemams izmantot neformālo sveicienu "Cienījamā valde" vai "Cienījamie visi:"
Izplatīšanas bloka izmantošana
Tā kā daudzas padomes bieži sastopas, varbūt reizi mēnesī vai arī tā, jūs varat nosūtīt grupas vēstules kopiju katram atsevišķam valdes loceklim savā mājas vai pastāvīgā uzņēmuma adresē. Tas nodrošina, ka jūsu vēstule tiek nolasīta un var tikt izpildīta pirms nākamās valdes sēdes. Lai to panāktu, vēstules beigās ierakstiet sadales bloku, kurā norādīts katra valdes locekļa vārds un adrese. Izdrukājiet vairākas vēstules kopijas un nosūtiet kopiju katrai izplatīšanas saraksta personai.
Rakstot mazā padomē
Adresējot mazāku direktoru padomi - piemēram, ar trim vai četriem direktoriem - katrs saņēmējs jānorāda pēc nosaukuma. Jūsu adreses bloks tagad izskatās šādi:
Robin Birch, priekšsēdētāja
Jack Haslam, direktors
Olivia Blower, direktors
ABC Property Corporation Direktoru padome
123 Pilsētas iela
Sanfrancisko, CA 94105
Jūsu sveicienam pēc tam jānorāda direktoru vārdi tādā pašā kārtībā kā adreses bloks: "Dārgie kundze, Haslam kungs un Dr Blower:" Tas ir labi lietot vārdus, ja jūs labi pazīstat saņēmējus un tas ir jūsu parasts komunikācijas veids. Etiķete pieprasa, lai katrai personai nosūtītu atsevišķu vēstuli, lai izdrukātu un parakstītu katra saņēmēja vēstules un aploksnes oriģinālu.
Izmantojot CC notāciju
Ja valdes locekļi atrodas dažādās adresēs, ir lietderīgi katram saņēmējam uzrakstīt atsevišķu vēstuli. Šeit jums vajadzētu izmantot apzīmējumu "pieklājīgā kopija" vai "oglekļa kopija", lai katrs saņēmējs zinātu, kurš vēl ir saņēmis vēstuli. Dariet to, pievienojot burtus "cc:", kam seko citu saņēmēju vārdi vēstules apakšā, tieši zem jūsu paraksta un drukātā nosaukuma. Šeit ir formāta piemērs:
Robin Birch, priekšsēdētāja
ABC Property Corporation Direktoru padome
123 Pilsētas iela
Sanfrancisko, Kalifornija 94105
Dārgie kundze:
Vēstule
Ar cieņu
Tavs vārds
CC: Jack Haslam kungs, Dr. Olivia Blower
Savu otro vēstuli jūs adresētu "Mr Jack Haslam" cc'ed uz "Robin Birch un Dr Olivia Blower", un tā tālāk. Ir laba ideja koriģēt visas jūsu kopijas, lai pārliecinātos, ka esat iekļāvis pareizos adresātus un pieklājīgi kopētus vārdus.
