Katram uzņēmumam neatkarīgi no nozares ir administratīvi pienākumi, kas jārīkojas, lai uzņēmums varētu darboties efektīvi. Šos pienākumus bieži veic sekretārs, administrators, administratīvais asistents, izpilddirektors vai biroja vadītājs. Mazākos uzņēmumos, kur šādas funkcijas nav, darbiniekiem ir jāsadarbojas, lai nodrošinātu administratīvo pienākumu izpildi.
Informācijas uzglabāšana
Svarīgu dokumentu savlaicīga iesniegšana atbilstošās vietās ir administratīvs pienākums, kas ietver mapju ievietošanu dokumentu skapjos vai dokumentos tiešsaistes dokumentu pārvaldības programmās. Precīzas reģistrācijas sistēmas nodrošina darbiniekiem piekļuvi finanšu dokumentiem, klientu ierakstiem un pētījumiem.
Informācijas meklēšana
Klientu, vadītāju un kolēģu informācijas izpēte tiešsaistē, biroja reģistrēšanas sistēmās vai grāmatās ir būtisks administratīvais pienākums, kas palīdz uzņēmumiem iegūt informāciju, kas nepieciešama, lai sāktu un pabeigtu projektus. Šī informācija bieži tiek apkopota, apkopota, izplatīta nepieciešamajām personām un sniegta ziņojumā vai izklājlapā.
Tālruņu atbildēšana
Neatkarīgi no tā, vai jums pieder reklāmas aģentūra vai veļas mazgātava, klienti sazināsies ar jautājumiem par produktiem un pakalpojumiem, darba stundām, informācijas pieprasījumiem vai jautājumiem par cenām. Atbildot uz šiem zvaniem un cenšoties apmierināt klientu vajadzības, ir administratīvs pienākums, kas var ietekmēt uzņēmuma panākumus vai neveiksmi. Neefektīva komunikācija ar potenciālajiem klientiem var atstāt sliktu iespaidu par organizāciju. Ir svarīgi, ka persona, kas pilda šo administratīvo pienākumu, ir apmierinoša, pieklājīga un zinoša par uzņēmumu.
Apsveikuma apmeklētāji
Tā kā apmeklētājs ierodas birojā, administrators vai sekretārs parasti sēž pie durvīm, lai pateiktu „sveiki,” sveicina apmeklētāju uz darba vietu, palīdzot uzdot jautājumus un virzot viņu uz attiecīgo personu, biroju vai nodaļu. Neatkarīgi no tā, vai tā ir piegādes persona, kas izstājas no iepakojuma, vai klients, kas ierodas plānotajā iecelšanā, sveiciena apmeklētāji ir būtisks administratīvais pienākums.
Iekārtu un piederumu iegāde
Piegādes telpu un skapju glabāšana ar papīru, pildspalvas un citiem biroja piederumiem ir administratīvs pienākums. Šim amatam uzticētie uzdevumi ietver citu darbinieku pasūtījumu pieņemšanu, pasūtījumu izsekošanu, priekšmetu izkliedēšanu pēc ierašanās un rēķinu apstrādi, parasti kopā ar finanšu komandu.
Izveidot un pārvaldīt rakstiskas komunikācijas
Bez e-pasta un biznesa vēstules sastādīšanas ziņojumu, izklājlapu un datu bāzu izveidošanai administratīvie pienākumi ietver arī šo rakstisko sakaru izplatīšanas izveidi un pārvaldību. Neatkarīgi no tā, vai šīs komunikācijas ir paredzētas kolēģiem vai klientiem, uzdevumi tiek pabeigti, izmantojot teksta apstrādes un izklājlapu programmas, lai radītu profesionālus, kodolīgus dokumentus.
Sanāksmju sagatavošana
Konferenču telpu un sanāksmju telpu izveide, ēdināšanas pasākumu veikšana, audiovizuālo iekārtu pasūtīšana un uzstādīšana un darba kārtības sagatavošana ietilpst administratīvo pienākumu kategorijā. Šie galvenie pienākumi ir būtiski, ja uzņēmumiem ir konferences vai klientu tikšanās birojā vai ārpus tā.
