Iekšējā kontrole nodrošina kontroles un līdzsvara sistēmu, kas darbojas, lai novērstu tīšas vai netīšas datu ievades kļūdas, krāpšanu un zādzību. Spēcīgai iekšējās kontroles sistēmai jānodrošina, ka neviens darbinieks vai darbinieku grupa nepārvalda pārāk lielu kontroli vai ietekmi uz naudas plūsmām, finanšu datiem, krājumiem un citiem uzņēmējdarbības aktīviem. Nodokļu dalīšana, cik vien iespējams, ir viens no labākajiem veidiem, kā aizsargāt jūsu biznesu.
Atsevišķi nesaderīgi pienākumi
Pilnīga pienākumu nodalīšana nošķir nesaderīgas funkcijas - uzdevumus vai darbības, kas dod iespēju vienam vai vairākiem darbiniekiem gan izdarīt, gan slēpt kļūdas, krāpšanu vai zādzību. Iekšējo revidentu institūts identificē aktīvu, atļauju un apstiprinājumu glabāšanu, kā arī reģistrēšanu un ziņošanu kā trīs galvenās nesaderīgo nodokļu kategorijas. Saskaņā ar Iestāžu nolīgumu darba plūsmas pienākumi nedrīkstētu liegt kādai personai piekļūt finanšu un fizisko aktīvu uzskaitei.
Novērst zādzību un krāpšanu
Darba samaksa un pirkšana ir divas jomas, kurās nepieciešama pienākumu nodalīšana. Algu pārvaldē neļaujiet spoku darbiniekiem - kādiem, kas reģistrēti algas sistēmā, bet kas nedarbojas, - nodrošināt, ka persona, kas ir atbildīga par darbinieku personiskās un finanšu informācijas apkopošanu un uzturēšanu, arī neapstrādā algas. Aizsargājot pret nesankcionētiem pirkumiem vai pārdevēja favorītismu, atdalot pasūtījuma ierakstus un autorizācijas pienākumus.
Samazināt kļūdas
Pienākumu nošķiršana var palīdzēt samazināt netīšas kļūdas, kas ietekmē jūsu apakšējo līniju. Parasta piemērs ir komandas vadītāja vai vadītāja iecelšana, lai pārskatītu un salīdzinātu darījumus ar apliecinošiem dokumentiem, piemēram, darbinieku laika karšu salīdzināšana ar algu saraksta ziņojumu. Tāpat kā pasūtījuma ievadīšana un pilnvarojumi aizsargā pret zādzības un krāpšanas gadījumiem, nodalot šos pienākumus un pieprasot, lai persona, kurai ir autorizācijas pienākumi, pārbaudītu kopsummas, arī var samazināt datu ievades kļūdas.
Mazo uzņēmumu apsvērumi
Mazie uzņēmumi, kuriem ir tikai daži darbinieki vai kuriem ir ierobežots īres budžets, ne vienmēr var panākt pilnīgu segregāciju. Šādā gadījumā ir būtiski mazināt kontroles pasākumus. Lai gan kompensācijas kontrole ir "detektīvs", nevis preventīvs, tās joprojām var nodrošināt pietiekamu pārliecību, ka departaments pilda riska mazināšanas mērķus. Piemēram, ikdienas un iknedēļas pārskatu pārskatīšana, regulāri rotējoši pienākumi, finanšu darījumu nepieteiktas pārbaudes uz vietas vai paziņots fizisko krājumu skaits, kā arī ikgadējo iekšējo revīziju plānošana ir labas detektīvu kontroles.
