Katrs darījums, kas notiek organizācijā, prasa grāmatvedības nodaļai apsvērt tā finansiālo ietekmi. Grāmatvedim ir jāreģistrē katrs darījums ar finansiālu ietekmi uz grāmatvedības ierakstiem. Daudzi uzņēmumi izsniedz darbiniekiem debetkartes un kredītkartes, lai samazinātu tā izdevumu atmaksāšanu. Tā vietā, lai atlīdzinātu darbiniekus, uzņēmums vai nu samaksā kredītkartes rēķinu, vai arī koriģē savus ierakstus debeta darījumam. Grāmatvedības ieraksti atšķiras atkarībā no tā, vai darbinieks izmantoja debetkarti vai kredītkarti.
Debetkartes darījums
Bankas izsniedz debetkartes uzĦēmuma darbiniekiem, lai samazinātu to uzĦēmumu skaitu, kuriem nepieciešams izdrukāt. Debetkaršu darījums dzēš skaidru naudu no uzņēmuma bankas konta darījuma veikšanas brīdī. Darbinieks izmanto debetkarti tādā pašā veidā, kā viņš izmanto kredītkarti, veicot pirkumus. Banka saņem elektronisku paziņojumu par darījumu un pārskaita naudu pārdevējam, lai samaksātu par darījumu.
Debetkaršu uzskaite
Ja darbinieks veic darījumu, izmantojot debetkarti, uzņēmuma grāmatvedim ir jāatjaunina finanšu uzskaite. Grāmatvedis sazinās ar darbinieku, lai noteiktu, kas bija darījums. Grāmatvedis izmanto šo informāciju, lai noteiktu, kurš rēķina konts jāizmanto grāmatvedības ierakstā. Grāmatvedis palielina izdevumu kontu un samazina naudu.
Kredītkaršu darījums
Bankas darbiniekiem kredīta kartes izsniedz, lai samazinātu darbinieku iesniegto izdevumu pārskatu skaitu. Kredītkaršu darījums rada atbildību uzņēmumam, kas pieprasa uzņēmumam samaksāt bankai perioda beigās. Darbinieks, izmantojot pirkumus tiešsaistē, pa tālruni vai personīgi, izmanto kredītkarti. Banka saņem elektronisku paziņojumu par darījumu. Perioda beigās banka pievieno visus darījumus un nosūta rēķinu uzņēmumam.
Kredītkaršu uzskaite
Ja darbinieks veic darījumu, izmantojot kredītkarti, viņa saņem savu kvīti un uzrāda darījuma aprakstu. Mēneša beigās viņa iesniedz visus savus ieņēmumus uzņēmuma grāmatvedim. Grāmatvedis salīdzina kvītis ar rēķinu un pārliecinās, ka visi darījumi tiek uzskaitīti. Grāmatvedis izmanto kvītis, lai noteiktu, kurš rēķina konts jāizmanto grāmatvedības ierakstā. Grāmatvedis palielina izdevumu kontu un samazina naudu.
