"Grāmatu saglabāšana: pamata grāmatvedība un veiksmīga mazo uzņēmumu grāmatvedība", septītais izdevums, "Linda Pinson" definē maksājamos kontus kā tos parādus, kas uzņēmumam jāmaksā kreditoriem par iegādātajām precēm vai sniegtajiem pakalpojumiem. Grāmatvedības komanda vai īpaša konta apkalpojošā komanda, kas nodarbojas ar konta apkalpošanu, izmanto standarta apstrādes procedūras, kas samazina pieskaitāmās izmaksas, vienlaikus palielinot pārdevēja attiecības.
Nozīme
Krāpšana, piesavināšanās un kļūdas apstrādē var izpostīt uzņēmumu. Ir ļoti svarīgi īstenot kontroles procedūras, lai mazinātu šādu risku. Dažas kopīgas un efektīvas kontroles ietver: pienākumu nodalīšanu, lai mazinātu piesavināšanās risku; oficiālas iepirkuma funkcijas un vadlīnijas, lai mazinātu piesavināšanās risku, krāpnieciskus rēķinus un kļūdas; otrā parakstītāja dolāra summas sliekšņi, lai mazinātu piesavināšanās un kļūdu risku; un sistemātiska rēķinu numura apstiprināšana, lai mazinātu dubultu maksājumu kļūdu risku.
Pārdevēji
Kreditori tiek pievienoti uzņēmuma datu bāzei kā pārdevēji. Šis uzdevums parasti tiek piešķirts kreditoriem, kas veic maksājumus, vai finanšu sekretāram, kam nav iespēju veikt maksājumus.
Lai nodrošinātu, ka maksājumi tiek radīti savlaicīgi, pārdevēji tiek aicināti strādāt ar komandām, kas jāmaksā par rēķinu apmaksu. Sazinoties ar iepirkuma aģentiem vai pasūtīšanas nodaļu, tiks kavēti neapmaksātu vai daļēji apmaksātu rēķinu meklēšana vai atrisināšana.
Funkcija
Pārdevējiem tiek uzdots sūtīt rēķinus tieši kreditoru nodaļai. Rēķins ir apzīmēts ar laiku un sākas apstrādes pulkstenis. Ja pirkuma pasūtījums ir iegūts preču vai pakalpojumu iegādei, rēķins ir saskaņots ar pirkuma pasūtījumu un saņemšanas apliecinājumu. Mary S. Schaeffer apspriež šo „trīspusējās atbilstības” procesu grāmatā „Parādi: ceļvedis efektīvas nodaļas darbībai”.
Ja pirkums tika veikts bez pirkuma pasūtījuma, tam jāatbilst uzņēmuma noteiktajām vadlīnijām. Ja vadlīnijas ir izpildītas, rēķins tiek nosūtīts pasūtīšanas departamentam apstiprināšanai un atbilstošai kodēšanai.
Izmaksas kārtība
Norēķinu konta analītiķis ir tiesīgs veikt maksājumus. Analītiķis rūpīgi strādā, lai savlaicīgi apstrādātu rēķinus, lai nodrošinātu, ka tie tiek nekavējoties samaksāti un, ja iespējams, tiek piemērotas atlaides. Abi šie mērķi rada iespējas kontrolēt pieskaitāmās izmaksas. Tas ir īpaši svarīgi, ja valdības aģentūras tiek sodītas par kavētiem maksājumiem.
Elektroniskie maksājumi ir vēl viens izmaksu ietaupīšanas līdzeklis. Tas samazina papīra čeku izmaksas un samazina krāpšanu vai piesavināšanos. Ja ir nepieciešams izsniegt daļēju maksājumu vai noraidīt maksājumu, konta maksātāji analizē un skaidro apstākļus.
Iekšējā revīzija
Kreditoru analītiķis nodrošina, ka maksājumi tiek izmaksāti saskaņā ar uzņēmuma politiku. Uzņēmuma iekšējās revīzijas grupa selektīvi pārskatīs analītiķu darba rezultātus, pieprasot dokumentāciju atsevišķai rēķinu grupai. Revidents pārbauda dokumentāciju, lai nodrošinātu, ka kontroles procedūras ir ieviestas un pienācīgi ievērotas. Nepietiekamas kontroles procedūras rada negaidītus zaudējumus. Lai atgūtu šādus zaudējumus, ir vajadzīgs papildu laiks un izmaksas.
