Rakstiskas biroja procedūras palīdz uzņēmējdarbībai veiksmīgi un efektīvāk. Pamatprocedūrās ir izklāstītas front-office prakses: procedūras, kas tās veic un kas tiek darīts. Biroji ir izstrādājuši vadlīnijas personāla vadībai, naudas noguldījumiem, ienākošajiem un izejošajiem sūtījumiem, korespondencei un atlīdzībām.
Dienas pasta (administratora) apstrāde
Ienākošais pasts tiek atvērts, un saturs tiek apzīmēts ar datumu. Pārbaudes tiek ievietotas atkritumu tvertnē. Pasts tiek sakārtots pēc adresāta un ievietots personas pasta kastītē.
Viņš sagatavo bankas depozītu un saņem saņemto pārbaužu kopijas. Pielikumi tiek skavoti čeku kopijām. Viņš piegādā čekus un depozīta izdruku kopijas un pielikumus debitoru parādiem.
Izejošā pasta pasta zīmogs ir ievietots pasta nodaļā katru vakaru.
Tālruņa procedūras
Atbildiet uz tālruni ar trešo gredzenu. Standarta apsveikums ir "Labrīt, ABC kompānija, Jānis runā. Kā es varu jums palīdzēt?" Atbildiet "Tikai mirklis" un aizturiet zvanītāju.
Pārbaudiet biroja kalendāru, kurā nav darbinieku. Ja nav, pastāstiet zvanītājam un jautājiet, vai kāds cits var palīdzēt. Ja persona ir, paziņojiet zvanītāju un pārsūtiet zvanu. Ja līnija ir aizņemta, paziņojiet zvanītājam un piedāvājiet balss pastu vai rakstisku ziņojumu.
Ziņas ietver zvanītāja vārdu, laiku un datumu, zvana iemeslu un numura numuru. Ievietojiet ziņojumu saņēmēja pasta slotā.
Biroja piederumu pārvaldīšana (sekretārs)
Standarta piegādes tiek uzskaitītas un pasūtītas katru mēnesi. Biroja kalendārs tiek pārbaudīts attiecībā uz ieplānotajiem sūtījumiem un nepieciešamajām piegādēm. Viņa sagatavo biroja piegādes pasūtījuma veidlapu un biroja vadītājs to pilnvaro pirms tā izvietošanas.
Nestandarta piegādēm aizpildiet piegādes pieprasījuma veidlapu un iesniedziet sekretāram.
Biroja kalendāra uzturēšana (sekretārs)
Viņa ir atbildīga par biroja kalendāru. Plānojot sapulci, pārbaudiet konfliktu kalendāru un nosūtiet pieprasījumu sekretāram.
Biroja kalendārā tiek ievadīti ikmēneša sūtījumi klientiem, mārketings un reklāma. Darbinieki, kas par tiem atbild, var nosūtīt datumus uz sekretāru.
E-pasta ceļojuma datumi, darbinieka prombūtne un atvaļinājumi sekretāram.
Ceļojumu kompensācijas, čeku pieprasījumi un kredītkartes
Ceļa atlīdzības tiek apstrādātas katru nedēļu. Izmantojiet apstiprināto ceļojuma formu. Ievadiet izdevumu datumu, izdevumu veidu un izdevumu iemeslu. Pievienojiet lasāmus ieņēmumus par izdevumiem. Bez saņemšanas nekādas summas netiek atmaksātas.
Nelikumīgām pārbaudēm izmantojiet apstiprināto pārbaudes pieprasījuma veidlapu. Aizpildiet maksājuma saņēmēja informāciju, nepieciešamo datumu, pārbaudes summu un iemeslu sadaļas. Iegūstiet apstiprinājumu no vadītāja vai grāmatveža.
Kredītkartes tiek apstrādātas katru mēnesi. Par katru pirkumu ir nepieciešams kvīts. Ievadiet savu vārdu, izdevumu iemeslu un citu identifikācijas informāciju. Jebkuras izmaksas bez kvītīm un personiskās maksas tiek atskaitītas no darbinieka algas.
Klientu maksājumi un rēķini
Pabeigtie klientu pasūtījumi tiek piegādāti divreiz dienā A / R, ko veic kuģniecības sekretārs, un rēķini tiek izrakstīti līdz darba dienas beigām.
A / R saņemtie dienas noguldījumi tiek piemēroti līdz darba dienas beigām.
