Politikas un procedūru numerācijas sistēma palīdz lietotājiem pārvietoties, izmantojot papīra vai tiešsaistes rokasgrāmatu. Standartizēta sistēma nodrošina gan loģisku organizāciju, gan nodrošina, ka lietotājs var atrast informāciju bez skenēšanas katrā lapā un pozīcijā. Departamenta organizācija un ciparu vai burtciparu numerācijas sistēma ir vienkārši, bet efektīvi veidi, kā pārliecināties, ka politikā vai procedūrā rokasgrāmatā var būt tikai viena iespēja.
Politikas izkārtojums un lapas numerācija
Organizējiet politiku alfabēta kārtībā, ieskaitot katru kā atsevišķu nodaļu, un numurējiet katru nodaļu, izmantojot kombinēto numuru, piemēram, 1.0 un 2.0. Piemēram, ja cilvēkresursu nodaļas politika aizņem 5. nodaļu, nodaļas virsrakstā izmantojiet “5.0 - cilvēkresursi”. Skaitļojiet katras nodaļas lapas secīgā secībā, nevis secīgā secībā no rokasgrāmatas sākuma līdz beigām.
Procedūru numerācija
Izveidojiet numurus procedūrām, pievienojot nodaļu numurus. Piemēram, ja “5.0 - cilvēkresursi” ietver sešas procedūras, numurējiet tās no 5.1 līdz 5.6, un ietveriet katras procedūras nosaukumu. Izmantojiet ievilkumu, mazos burtus un mazo burtu romiešu ciparus, lai identificētu pasākumus un apakšprogrammas katrā procedūrā. Piemēram, ja izbeigšanas procedūras ieņem 5.2. Pozīciju, izmantojiet burtus “a, b un c”, lai identificētu pasākumus, lai izbeigtu darbinieku. Ja kāds no šiem soļiem ietver apakšpasākumus, identificējiet tos, izmantojot mazo burtu romiešu ciparus, piemēram, “i, ii, iii.”
Numerācijas sistēmas apsvērumi
Lai gan laba numerācijas sistēma ļauj veikt pārskatīšanu, tas nav pilnīgi drošs attiecībā uz papildinājumiem. Ja tas ir iespējams, apkopojiet rokasgrāmatu un izveidojiet numerācijas sistēmu tikai pēc visu nepieciešamo politiku un procedūru izveides. Pretējā gadījumā rokasgrāmatas beigās būs jāpievieno jaunas politikas vai jānorāda viss, lai saglabātu alfabētisko secību.
