Lai gan dažiem mazo uzņēmumu īpašniekiem drīzāk būtu sakņu kanālu ķirurģija nekā grāmatvedības uzskaite, grāmatvedība ir neaizstājama uzņēmējdarbības vadīšanas sastāvdaļa. Grāmatvedības priekšrocības ir tās spēja pateikt skaitlisku stāstu par to, kas notiek jūsu uzņēmumā - tas, kas var palīdzēt jums uzlabot operācijas, kļūt izdevīgākam un palikt ārpus grūtībām ar vietējām un federālajām nodokļu aģentūrām. Rūpīga un precīza grāmatvedība var palīdzēt jums izveidot savu lietu ar potenciālajiem aizdevējiem un investoriem, kad jūsu uzņēmums meklē finansējumu.
Padomi
-
Grāmatvedības izmantošanas priekšrocības uzņēmējdarbībā ir saistītas ar ieskatiem, ko sniedz skaitļi. Šie skaitļi palīdz jums saprast, kas notiek labi un kur ir iespējami uzlabojumi.
Kāds ir grāmatvedības galvenais mērķis?
Grāmatvedības galvenais mērķis ir izsekot jūsu uzņēmuma ieņēmumiem un izdevumiem. Ieņēmumi ir visi naudas līdzekļi, kas jūsu uzņēmumā ieplūst no preču un pakalpojumu pārdošanas un jebkura cita veida ienākumiem, piemēram, nopelnītajiem procentiem vai nomas maksājumiem vai honorāriem. Izdevumi ir viss, ko jūsu uzņēmums pērk par savu darbību un infrastruktūru, piemēram, materiālus, darbaspēku, īri, piegādes, pasta, apdrošināšanas, transportlīdzekļu izmaksas, profesionālos pakalpojumus, reklāmu un aprīkojumu.
Informācija, ko grāmatvedis vai grāmatvedis apkopo par ienākumiem un izdevumiem, tiek apkopots grāmatvedības pārskatu sagatavošanā, kas sniedz neaizstājamu informāciju par jūsu uzņēmuma finansiālo stāvokli. Šie ziņojumi palīdz jums noteikt jūsu stiprās puses un risināt jūsu trūkumus. Viņi arī sniedz jums informāciju, kas nepieciešama nodokļu pārskatu sniegšanai.
Peļņas un zaudējumu aprēķins ir jūsu grāmatvedības informācijas kopsavilkums par ienākumiem un izdevumiem. Tajā ir uzskaitīti visi jūsu pirkumi attiecīgajās kategorijās, piemēram, īre un algas, un pēc tam tiek uzskaitītas šīs summas, lai sniegtu pārskatu. Tāpat tā apkopo ienākumus no ienākumiem, pamatojoties uz ienākumu avotu, piemēram, vairumtirdzniecību vai mazumtirdzniecību. Jūsu peļņas un zaudējumu aprēķins ir svarīgs, jo tas parāda, cik daudz jūs faktiski esat nopelnījis dienas beigās. Šis rādītājs ir summa, kas atlikusies pēc kopējo izdevumu atņemšanas no kopējiem ieņēmumiem.
Bilance ir jūsu vispārējā finansiālā stāvokļa momentuzņēmums konkrētā brīdī. Tas ir svarīgi, jo tas apkopo jūsu neto vērtību. Bilances aktīvu sadaļā ir uzskaitīti viss jūsu uzņēmuma īpašums, ieskaitot skaidru naudu, naudu, kas jums ir jāmaksā par debitoru parādiem, inventāru jūsu plauktos un vērtīgus ilgtermiņa pirkumus, piemēram, galvenās iekārtas. Jūsu bilances pasīvu sadaļā ir ietverts viss, par ko esat parādā, ieskaitot īstermiņa un ilgtermiņa aizdevumu atlikumus un debitoru parādus. Jūsu uzņēmuma neto vērtība, pamatojoties uz jūsu bilancē sniegto informāciju, tiek aprēķināta, atņemot kopējās saistības no jūsu kopējiem aktīviem.
Naudas plūsmas pārskats vai naudas plūsma pro forma ir grāmatvedības līdzeklis, kas palīdz prognozēt, kad būs pieejams kapitāls un kad jums būs naudas plūsmas trūkums. Paziņojuma izplūdes daļā ir uzskaitītas visas paredzamās ienākošās naudas summas, kas sadalītas pa mēnešiem. Šī nauda nav obligāti jānāk no ienākumiem no produktu vai pakalpojumu pārdošanas. Tas var ietvert arī kapitālu no aizdevumiem vai ieguldījumiem. Izraksta izplūdes daļa ietver visas paredzamās izejošās naudas summas, ieskaitot algu izmaksas, materiālu izmaksas, īres un apdrošināšanas maksājumus. Jūsu paredzamie izdevumi neietver tikai atskaitāmos uzņēmējdarbības izdevumus. Jūs arī uzskaitīsiet kredīta pamatsummas maksājumus, kas nav atskaitāmi no nodokļa un netiks parādīti jūsu peļņas un zaudējumu aprēķinā. Katras kolonnas apakšējā rinda parāda izejošos izdevumus, kas atņemti no ienākošās naudas, norādot, cik daudz naudas jūs varat gaidīt mēneša beigās.
Kāds ir grāmatveža mērķis?
Jūsu grāmatveža mērķis ir apkopot grāmatveža darbu, apkopojot atskaites. Jūsu grāmatvedis var arī aizpildīt jūsu nodokļu veidlapas un ieteikt, kā vislabāk tērēt un ietaupīt naudu. Jums var būt vai nav nepieciešams nolīgt profesionālu grāmatvedi, atkarībā no komforta līmeņa, strādājot ar numuriem, jūsu uzņēmuma sarežģītību un jūsu nodokļu situāciju.
Jūsu grāmatveža mērķis ir ievadīt čekus un rēķinus datubāzē, virsgrāmatā vai izklājlapā, lai jūs varētu sekot izdevumiem un pārdošanas apjomiem. Lielākā daļa grāmatvedības sistēmu ir datorizētas, jo grāmatvedības programmas var organizēt un pievienot numurus ātrāk un efektīvāk nekā ar roku rakstītas sistēmas. Tomēr jums nav nepieciešama datorprogramma, lai veiktu uzņēmuma grāmatvedību. Ar roku rakstīta sistēma, kas seko pārdošanai un izdevumiem, sniegs arī nepieciešamo informāciju.
Jūs varat veikt savu grāmatvedību, sekojot ienākumiem un izdevumiem un izsekojot šo informāciju tādā veidā, kas ir noderīgs jums un jūsu grāmatvedim. Informācijai jābūt viegli lasāmai un saprotamai, un tai ir precīzi jāatspoguļo jūsu uzņēmuma finansiālā darbība. Jūsu grāmatvedības informācija būs noderīga jūsu grāmatvedim, jo tā sniedz nepieciešamo informāciju nodokļu pārskatu un aizdevuma dokumentu apkopošanai. Tāda pati informācija var būt noderīga iekšēji, lai sniegtu ieskatu par jūsu uzņēmumu, piemēram, parādot, cik daudz no jūsu ienākumiem nāk no vairumtirdzniecības, salīdzinot ar mazumtirdzniecību, un cik daudz jūs tērējat materiāliem, salīdzinot ar darbu.
Pat ja jūs pieņemat darbā grāmatvedi un grāmatvedi, lai organizētu savu finanšu informāciju un sagatavotu nodokļu veidlapas, jums joprojām ir grāmatvedības pienākumi kā uzņēmuma īpašniekam. Jums ir jāsaglabā visa nepieciešamā informācija, piemēram, rēķini, kurus esat rakstījis, un saņemtie ieņēmumi par veikto pirkumu veikšanu. Jo vairāk organizēto dokumentu ir, kad jūs tos nododat grāmatvedim un grāmatvedim, jo mazāk būs jāmaksā par savu laiku. Grāmatvedim ir nepieciešams ilgāks laiks, lai organizētu kurpju kasti, kas ir pilna ar čekiem, nekā metodiski darboties, izmantojot failu ar dokumentiem, kas jau ir sakārtoti pēc datuma vai kredītkartes konta.
Kādi ir grāmatvedības noteikumi?
Grāmatvedības noteikumi nosaka veidu, kādā izmaksas un ieņēmumi sistēmā tiek iekļauti debetos vai kredītos. Šie noteikumi reglamentē divkāršo grāmatvedību - sistēmu, kas kopš vēlu viduslaiku ir plaši izmantota. Divkāršo ierakstu sistēmas ne tikai izseko jūsu ienākumus un izdevumus, bet arī parāda, kā nauda un aktīvi pārvietojas jūsu uzņēmumā. Divkāršā ieraksta sistēmā katram ierakstam, kas ierakstīts kā debets, jābūt līdzsvarotam ar atbilstošu kredītu un otrādi. Divu ierakstu grāmatvedības alternatīva ir viena ieraksta sistēma, kurā jūs vienkārši uzskaitāt un sakārtot savus ienākumus un izdevumus bez iebūvētiem protokoliem, lai saskaņotu šos ierakstus ar jūsu faktisko finansiālo situāciju.
Strādājot ar personiskajiem kontiem, fiziskai personai, kas nodod aktīvus uzņēmumam, ir jābūt ieskaitītam, kamēr saņēmējs vai uzņēmums ir debetējams. Tas šķiet pretrunīgs, jo līdzekļi ir atstājuši indivīda roku un ir nodoti uzņēmuma rokās. Tomēr grāmatvedības konti ne vienmēr apraksta faktiskos naudas atlikumus. Drīzāk tās attiecas uz summām, kas ir parādā vai pieder. Ja indivīds, piemēram, īpašnieks, pārskaita naudu uzņēmumam, šis darījums palielina vai kreditē kontu un atspoguļo summu, ko uzņēmums ir parādā šai personai. Šis pats naudas līdzekļu pārskaitījums rada debeta maksājumu par uzņēmuma kontu, jo, pat ja nauda ir pieejama un pieejama, tā tagad ir parādā personai, kas to ir sniegusi.
Strādājot ar reāliem kontiem, piemēram, nekustamo īpašumu un mašīnām, grāmatvedības noteikumos ir prasīts debetēt jaunus pirkumus un kredītpunktus, ko esat pārdevis vai citādi izņēmis no pakalpojuma. Sākotnēji aktīvs ir ievietots debeta veidā, jo esat to iztērējis. Ja jūs to pārdodat vai neizmantojat pēc tam, kad tas ir iztērējis savu lietderīgo kalpošanas laiku, jūs izņemat debetu vai ieskaitīsiet kontu, kas atspoguļo to, ko esat parādā par pirkumu.
Kad jūsu uzņēmums pērk materiālus vai maksā īres maksu, grāmatvedības noteikumi liek jums veikt šos darījumus kā debetus. Savukārt, pārdodot produktus vai pakalpojumus, jūsu grāmatvedības sistēma šos darījumus uzskata par kredītiem. Pirkumi, kuriem nepieciešami izejošie līdzekļi, samazina jūsu uzņēmuma kapitālu, tāpēc tie tiek izsekoti kā debeti. Ienākumi un citi ieguvumi, piemēram, ienākošie īres maksājumi, palielina jūsu uzņēmuma kapitālu, tāpēc tie tiek izsekoti kā kredīti.
Lai gan šie grāmatvedības noteikumi reglamentē, kā katrs darījums parādās jūsu grāmatvedības sistēmā, jums faktiski nav jāsaprot un jāpiemēro tie, ja vien neveidojat ierakstus divkāršā grāmatvedības sistēmā, kas nav ieprogrammēta, lai organizētu savu informāciju. Piemēram, ja lietojat grāmatvedības uzskaites sistēmu kā grāmatvedības sistēmas pamatu, jums būs jāizlemj katru reizi, kad veicat ierakstu, vai šis darījums ir debets vai kredīts un kur parādīsies atbilstošais debets vai kredīts. Tomēr, ja izmantojat grāmatvedības programmatūru, piemēram, QuickBooks, jūsu čeki, rēķini un pārdošanas kvītis automātiski parādīsies pareizajos kredīta un debeta kontos kopā ar attiecīgajiem debetiem vai kredītiem.
Kā lietot grāmatvedību uzņēmējdarbībā
Grāmatvedības priekšrocības nav tikai labas uzņēmējdarbības stratēģijas jautājums, lai gan grāmatvedības informācija noteikti palīdz stratēģizēt un plānot. Neviens uzņēmums nevar izdzīvot bez kādas grāmatvedības sistēmas. Ja jūsu uzņēmums iepērk un pārdod, nesekojot jūsu nopirktajām un pārdotajām summām, jums nebūs iespējas noteikt, vai gada beigās esat guvis peļņu vai zaudējumus. Jūs nezināt, cik daudz jūs esat parādā un cik daudz jums pieder, tāpēc jūs nevarēsiet novērtēt, cik daudz no jūsu ienākošās naudas varat izņemt personiskai lietošanai, un cik daudz jums vajadzētu saglabāt jūsu uzņēmuma bankas kontā gaidāmajiem uzņēmumiem izmaksas.
Grāmatvedības informācija sniedz arī vērtīgu ieskatu par uzņēmuma darbību. Tas ļauj salīdzināt jūsu pārdošanas apjomus dažādās kategorijās laika gaitā, piemēram, aplūkojot dažādu produktu tendences pārdošanas vietās. Tas dod jums rīkus un informāciju, lai apskatītu savus izdevumus procentos no jūsu ieņēmumiem, lai redzētu, vai jūsu peļņa ir ilgtspējīga un kā jūsu uzņēmuma darbības rezultāti ir salīdzināmi ar jūsu nozares konkurentiem. Naudas plūsma pro forma ļaus jums meklēt kapitāla avotus, pirms tos tiešām ir nepieciešams, un plānot lielākos pirkumus, lai tie atbilstu gada laikiem, kad nauda ir bagāta. Uzņēmuma vadīšana bez grāmatvedības informācijas ir kā lidmašīna bez radara.
Grāmatvedība ir nepieciešama arī jūsu uzņēmuma izdzīvošanai, jo jums ir likumīgi jāziņo par ienākumiem un jāmaksā nodokļi. Bez pilnīgas un precīzas grāmatvedības sistēmas jūs nezināt, cik daudz esat nopelnījis un iztērējis, un jums nebūs informācijas, kas nepieciešama vietējo, valsts un federālo nodokļu formu aizpildīšanai. Tāpat, ja jūsu uzņēmumam jebkad ir vajadzīgs finansējums, jūsu aizdevuma pieteikumi gandrīz noteikti prasīs, lai jūs iekļausit arī iepriekšējo gadu finanšu pārskatus un visticamāk arī prognozes nākamajiem periodiem.
