Efektīva atbilde uz vēstuli, kurā pieprasīta informācija, sniedz klientam pieprasīto informāciju uzreiz, izvairoties no liekiem formulējumiem vai pildvielām. Atbildot uz klientu informācijas pieprasījumiem savlaicīgi, palielinās jūsu uzņēmuma uzticamība.
Atvēršana
Ievadiet klienta vārdu un kontaktinformāciju vēstules augšējā kreisajā stūrī, standarta burtu rakstīšanas formātā. Piemēram:
John Smith
555 Mockingbird Lane,
Springfīlda, OH
Zem klienta adreses ievietojiet datumu, kad esat sagatavojis vēstuli.
Izmantojiet klienta vārdu, lai personalizētu vēstuli, nevis vispārīgo „Dārgais Klients”. Pirmajai rindai pēc apsveikuma jāļauj viņam zināt, ka vēstule patiešām ir atbilde uz viņa informācijas pieprasījumu: "Dārgais John, atbildot uz jūsu informācijas pieprasījumu …"
Vēstules korpuss
Jums ir jāsagatavo klienta vēstule, sagatavojot savu atbildi. Vēlreiz izlasiet vēstuli, lai pārliecinātos, ka jūs skaidri saprotat informāciju, ko viņš pieprasa. Ja klients vēlas vairāk nekā vienu informāciju, izcelt dažādos objektus lai nodrošinātu, ka jūs neatstājiet nekādu informāciju. Tad burtu korpusā adresējiet katru vienumu saraksta formātā. Ja nepieciešams, izmantojiet programmatūras programmā norādītos aizzīmju vai numurēto sarakstu formatēšanas elementus.
Slēgšana
Aiciniet klientu rīkoties pamatojoties uz jūsu sniegto informāciju un atkārtoti iesaistieties savā biznesā, konsultē Cynthia Perun uzņēmējā. Ja jūs varat palīdzēt klientam izvietot tiešsaistes pasūtījumu no sava uzņēmuma atrašanās vietas, lūdzu, uzaiciniet viņu ierasties veikalā, lai to izdarītu. Iekļaujiet sava uzņēmuma tālruņa numuru, e-pasta adresi un tīmekļa vietnes adresi. Ir pareizi atkārtot šo informāciju noslēguma vēstulē - un aicināt klientu sazināties ar jums, ja viņam ir nepieciešama turpmāka informācija.
Padomi
-
Typos un gramatiskās kļūdas slikti atspoguļo jūsu biznesu. Pirms jebkādas korespondences nosūtīšanas klientiem, tostarp atbildes uz informācijas pieprasījumiem, lūdziet, lai jūsu administratīvais palīgs vai līdzstrādnieks vismaz divas reizes pārbaudītu vēstules.
