Ir vairāki iemesli, kādēļ darbinieks var pieprasīt pierādījumu, ka viņa strādā jūsu labā. Parasti tas ir tāpēc, ka kāds, piemēram, saimnieks, vēlas, lai jūsu darbinieks saņemtu darbu un pastāvīgus ienākumus. Ārvalstu darbiniekiem vīzas saņemšanai var būt nepieciešama verifikācijas vēstule. Vēstules rakstīšana nav sarežģīta, ja vien jūs uzmanīgi nedodat nekādu konfidenciālu informāciju.
Veidnes un veidlapas
Pārbaudiet, vai jūsu cilvēkresursu departamentam ir standartizēta veidlapa verifikācijas vēstulēm. Tā ir izplatīta prakse, jo īpaši lielākajos uzņēmumos. Veidne padara to ātrāku, ja rakstnieks beidzas, un HR nav jāuztraucas par vēstuli, kurā kaut kas nepareizi. Ja vēstulē paredzēts kvalificēt darbinieku kādam valsts pabalsta veidam, iesaistītajai aģentūrai var būt standartizēta veidlapa. Darbiniekam ir pienākums iesniegt veidlapu, pēc kuras jūs to aizpildāt.
Saglabājiet to formāli
Pārbaudes vēstule nav draudzīga, un tā nav radoša rakstīšana. Tas ir tīrs bizness, tāpēc nosūtiet to uz jūsu uzņēmuma veidlapas, kas rakstīts standarta biznesa formātā. Pierakstiet to kā jebkuru citu biznesa vēstuli. Tēma - "Jane Doe nodarbinātības pārbaude" - ļauj saņēmējam uzzināt šo tēmu. Teksts ir tas, kur jūs informējat saņēmēju, ka Jane Doe patiešām strādā jūsu labā un, ja nepieciešams, to, kāda ir viņas alga. Rakstot uz imigrāciju, jums, iespējams, būs jāiekļauj arī informācija par to, cik ilgi viņa ir strādājusi, un par to, kādi ir viņas pienākumi.
Seko noteikumiem
Sazinieties ar savu personāla nodaļu ne tikai par pieejamajām veidnēm, bet arī visām procedūrām, kas jums jāievēro. Tas var būt uzņēmuma noteikums, piemēram, ka pirms darbinieka informācijas nosūtīšanas darbiniekam ir jāsaņem atļauja rakstveidā. Aprobežojiet vēstuli ar tukšajiem faktiem, kurus lūdzat: Ja vēstulē netiek prasīta informācija par algu, nesniedziet nekādu informāciju. Izvairieties no komentāriem par darbinieka personību vai sniegumu, kas varētu atgriezties pie jums.
Lietas, ko skatīties
Verifikācijas vēstules ir rutīnas, bet svarīgs lēmums - vai jūsu darbinieks saņem dzīvokli vai apdrošināšanas polisi? - var būt atkarīgs no tiem. Ne tikai izmetiet atbildes: Iegūstiet faktus par darba datumiem vai algu no uzņēmuma ierakstiem pirms to ievietošanas uz papīra. (Pārbaudiet vēstuli, pirms jūs to izsūtāt, vai arī cilvēkresursi to dara. Mistyping $ 50,000, ja jūsu darbinieka alga ir 60 000 ASV dolāru, var ietekmēt, vai viņa saņem dzīvokli.
