Veiksmīgi ierakstu pārvaldības sistēmas droši glabā ierakstus un izveido organizatorisku metodi ierakstu izveidei, uzturēšanai, lietošanai un likvidēšanai. Lai saglabātu sistēmas integritāti, ir svarīgi izveidot un pastāvīgi atjaunināt ierakstu pārvaldības vadlīnijas. Izmantojot vadlīnijas par informācijas prasībām, ievades metodēm, uzglabāšanas termiņiem un dublējumu, drošības noteikumiem un precīzu pārskatu sniegšanu, varat izveidot efektīvu ierakstu pārvaldības sistēmu.
Informācija
Izstrādāt vadlīnijas par to, kāda veida informāciju jūsu uzņēmums vēlas saglabāt un kam tas ir nepieciešams. Tajā jāiekļauj līgumi, darbinieku datnes, dibināšanas dokumenti, klientu uzskaite, normatīvie dati, finanšu uzskaite un cita būtiska informācija, kas nepieciešama uzņēmumam. Apkopojiet šo sarakstu, konsultējoties ar vairākiem dienestiem, lai nodrošinātu pilnīgumu un atbilstību visām funkcionālajām vajadzībām. Pārskatiet galīgo sarakstu ar uzņēmuma juridisko konsultantu, lai pārliecinātos, ka informācija, kas nepieciešama, lai izpildītu juridiskās saistības, ir iekļauta jūsu ierakstu pārvaldības uzglabāšanas vadlīnijās.
Ievades metodes
Izstrādāt katras ieraksta veida ierakstu ievades metodiku. Ierakstus var ievadīt manuāli, importēt no papildu sistēmām vai ievadīt caur skenēšanas sistēmu. Šīm ievades metodēm jābūt drošām un drošām. Elektronisko apmaiņu gadījumā veiciet atlaišanas pārbaudes, kas nodrošina precīzu pārskaitījumu. Lai ievadītu datus manuāli, veiciet kvalitātes pārbaudes sistēmu, lai nodrošinātu precizitāti.
Glabāšana
Norādiet glabāšanas termiņus katram sistēmā ievadītajam ieraksta veidam. Termiņos jāņem vērā juridiskās saistības, datu sistēmu ierobežojumi un funkcionalitāte. Reti piekļūstamiem ierakstiem apsveriet papildu uzglabāšanas sistēmu, kas ļauj reizēm piekļūt ierakstiem. Šos ierakstus var saspiest, lai samazinātu uzglabāšanas vajadzības. Ierakstu glabāšana prom no primārās ierakstu sistēmas ļauj biežāk izmantotos ierakstus izvilkt ātrāk. Jūsu ierakstu pārvaldības vadlīnijās jāiekļauj regulāras dublēšanas procedūras un, vēlams, dubultā kritisko ierakstu dublēšana.
Drošība
Padziļināts drošības plāns ir jūsu ierakstu pārvaldības plāna būtiska sastāvdaļa. Grupējiet ierakstus drošības klasifikācijas grupās un piešķiriet drošu, ar paroli aizsargātu piekļuvi atbilstošām darbinieku grupām. Šī drošības pārbaude būtu jāpiemēro arī ikvienam, kuram ir piekļuve ievades datiem, veikt uzturēšanu un izmantot vai iznīcināt ierakstus. Regulāri pārbaudiet drošības pārbaudes, lai nodrošinātu atbilstību uzņēmuma un reglamentējošiem pienākumiem. Iekļaut drošības pārbaudes jaunās darbinieku procedūrās un pārtraukt darbinieku procedūras.
Ziņojumi
Parastajai ziņošanai vajadzētu būt jūsu ierakstu pārvaldības sistēmas daļai. Šajos ziņojumos jāiekļauj to lietotāju saraksti, kuri ir piekļuvuši konfidenciāliem datiem, jebkuras izmaiņas drošības pielaidei, kļūdas ziņojumi par nepilnīgiem ierakstiem un ieraksti, kas ir pakļauti likvidēšanai. Pievienojiet ziņojumus par jebkurām kritiskām datu jomām.
