Ja jūs atradīsiet sev izdevumu stundas, meklējot noteiktu dokumentu vai failu, iespējams, būs pienācis laiks pārveidot sava biroja organizatorisko sistēmu. Ja jums ir daudz failu un mapju, var paiet zināms laiks, lai tos varētu pārraudzīt un organizēt. Tomēr galu galā tas būs tā vērts, jo jūs precīzi zināt, kur atrast visu. Ja jūs jūtaties pārspīlēti risināt visu biroju uzreiz, mēģiniet iziet tikai vienu apgabalu dienā, līdz esat pabeidzis.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Iesūtne / Izsūtne
-
Faili
-
Mapes
-
Etiķetes
-
Dokumentu skapja / kartotēkas kaste
Novietojiet iesūtni un iesūtni uz sava rakstāmgalda stūra. Saglabājiet visus izejošos rēķinus, paziņojumus un citus sūtījumus, kas tiks nosūtīti vai izplatīti izsūtnē. Nosūtiet šos vienumus katru dienu. Ievietojiet ienākošos failus, dokumentus un pastu iesūtnē. Tāpat katru dienu rīkojieties vai iesniedziet šos priekšmetus; tādējādi tie nekļūs par jucekli.
Izveidojiet kategoriju failus un mapes. Tie mainīsies atkarībā no jūsu uzņēmējdarbības veida. Dažās kategorijās var būt acīmredzamas uzlīmes, piemēram, klienti, nodokļu informācija, pārdevēji un gaidāmie projekti. Koncentrējieties uz visu dokumentu klasificēšanu šajās lielajās kategorijās.
Ja nepieciešams, sadaliet lielās kategorijas mazākās apakškategorijās. Piemēram, ja jūsu uzņēmumam ir klienti, katram klientam izveidojiet vienu mapi. Ja klienta dokumenti ir pārāk daudz, lai tie ietilptu vienā mapē, vēl vairāk izjauciet šo kategoriju. Atdaliet klienta failu dažādās mapēs dažādiem dokumentu veidiem.
Atzīmējiet visus failus. CNN Money iesaka marķēt failus atkarībā no tā, kā jūs varētu tos meklēt. Piemēram, tā vietā, lai iezīmētu neskaidru failu “Form 27G-28A”, atzīmējiet to “Rēķini” vai līdzīgu piemērotu kategoriju. Tas ļauj ātri atrast dokumentus.
Novietojiet visus dokumentus dokumentācijas skapī, kartotēkā vai līdzīgā traukā. Ja jums ir daudz failu, glabājiet tos, kurus izmantojat visbiežāk pie sava rakstāmgalda. Ja jūs beidzat biroja telpas, glabājiet failus, kurus var izmantot tikai vienu reizi gadā atsevišķā skapja nodalījumā vai citā telpā.
Saglabājiet atsevišķu dokumentu kaudzi, kas paredzēti miskasti, kā jūs sakārtojat failus. Vecu un neatbilstošu dokumentu savlaicīga sasmalcināšana ir galvenais, lai uzturētu organizētu biroju. Ja neesat pārliecināts, vai varat atsavināt dokumentu, norādiet vienu mapi iespējamai miskasti un glabājiet to tur, kamēr nevarat sadriskāt.
