Attēlojiet šo: jūs zvanāt piegādātājam, lai pasūtītu dažus logrīkus, un uzņemt tos e-pastā, lai apstiprinātu. Problēma ir tā, ka viņi sūta jums piecus gadījumus, nevis četrus, un izkrauj jūs ar lielāku rēķinu, nekā jūs gaidījāt. Tā kā jums nav nekāda juridiska, lai pārdevējs būtu atbildīgs, jums nav daudz atnākšanas. Jūs varētu dusmoties un draudot ieturēt maksājumu, bet tas viss varētu kļūt netīrs un sagraut jūsu attiecības. Ko darīt? Nākotnē jūs varētu apsvērt pirkuma pasūtījuma sistēmas ieviešanu. Ražotāju organizācijām ir svarīga loma uzņēmumu pirkumu kontrolē, palīdzot izsekot pasūtījumiem un pārvaldot maksājumus par paveikto darbu.
Kas ir pirkuma pasūtījums?
Pirkuma pasūtījums ir preču un pakalpojumu pasūtījuma oficiāls apstiprinājums. Tas darbojas kā līgums starp uzņēmumu un tā piegādātājiem, tāpēc piegādātājs precīzi zina, kas ir pasūtīts, un uzņēmums precīzi zina, kādi produkti un pakalpojumi tiks piegādāti, un kādu datumu. Ja piegādātājs pieņem pirkuma pasūtījumu, tas rada juridiski saistošu līgumu starp abām pusēm. Tātad, jums nekad nebūs iestrēdzis papildus gadījums ar sīkrīkiem, kas jums nav nepieciešami, un piegādātājs ir aizsargāts, jo viņam tagad ir juridisks pierādījums, ka preces un pakalpojumi ir pasūtīti. Ja neesat izveidojis pirkuma pasūtījumu, nebūtu saistoša pasūtījuma no klienta.
Kas izskatās pēc pasūtījuma?
Pirkuma pasūtījumi izskatās daudz kā rēķins. Vienīgā atšķirība ir tā, ka pircējs tos rada, nevis pārdevēju. Parasti pirkuma pasūtījumā būs šāda informācija:
- Pircēja informācija par uzņēmumu.
- Piegādes / norēķinu adrese.
- Piegādātāja informācija par uzņēmumu.
- Informācija par pasūtījumu - produkts, daudzums, cena un piegādes datums.
- Pirkuma pasūtījuma datums.
- PO numurs.
Par pasūtījumu var būt arī konkrēti nosacījumi, piemēram, kad jāveic maksājums. Daudzi uzņēmumi izveido standartizētu pirkuma pasūtījuma dokumentu ar vispārēju informāciju, kas aizpildīta, lai nodrošinātu konsekvenci.
Kas ir pirkuma pasūtījuma numurs?
Ja pirkuma pasūtījumā ir iekļauts viens vienums, tas ir PO numurs. PO numurs ir unikāls atsauces numurs, kas atvieglo piegāžu saskaņošanu ar pirkumiem, kad viņi ierodas. To lietošanai vajadzētu paātrināt rēķinu apstrādi, jo jūs varat viegli izsekot, kad ir veikti maksājumi par konkrētiem pasūtījumiem. Tas arī samazina nepareizu maksājumu risku, jo jums nebūs jāmaksā par rēķiniem, kuriem nav atbilstoša PO.
Lūk, piemērs. Pieņemsim, ka jums ir nepieciešams jauns kartotēku komplekts. Jūs izveidojat pirkuma pasūtījumu ar lielumu, daudzumu un īpašajām prasībām skapjiem un nosūtiet to ražotājam. Kad ražotājs apstiprina pirkuma pasūtījumu, tas izveido juridisku līgumu starp abām pusēm. Ražotājs nosūtīs jums skapjus un nosūtīs rēķinu par kopējo summu, kas ir jāmaksā. Minētajā rēķinā būs norādīts PO numurs. Tātad, saņemot rēķinu, varat to pārbaudīt pret pirkuma pasūtījumu, lai pārliecinātos, ka abi dokumenti atbilst. Ja viņi to dara, apmeklējiet. Ja viņi to nedara, kāds ir pieļāvis kļūdu, kas jums jāizpēta.
Kā jūs integrējat pirkuma pasūtījuma sistēmu savā biznesā?
Ja jūs nekad neesat lietojis ražotāju organizācijas iepriekš, jums tiks piedots, ka domājat, ka tas ir tik vienkārši, kā izveidot pasūtījuma veidni Microsoft Word vai jūsu grāmatvedības programmatūrā. Šīs opcijas ir lieliskas, lai izveidotu fizisku pirkuma pasūtījuma dokumentu, bet ir dažas papildu lietas, kas jāapsver, pirms jūs varat integrēt PO sistēmu savā uzņēmumā:
Kas dara pirkumu?
Galvenajam pirkuma pasūtījuma administratoram jākontrolē pirkuma pasūtījuma sistēma. Tas centralizēs jūsu pirkumu un sniegs jums skaidru informāciju par to, cik daudz naudas tiek tērēts. Tiklīdz PO ir izveidots, administrators var nekavējoties aprēķināt izmaksas uzņēmuma budžetā. Būtībā jūs sāksiet ar kredītkaršu izņemšanu no vispārējā personāla rokām.
Kāds ir pieprasījuma iegūšanas process?
Katrs PO process sākas ar rekvizīciju. Tas ir pirkuma pasūtījuma pieprasījums, ko darbinieki veic, kad viņiem ir nepieciešams iegādāties preces vai pakalpojumus. Jums būs jāizveido standartizēta rekvizīciju veidne, kas jāizmanto visiem darbiniekiem. Daudzi mazie uzņēmumi ļauj saviem darbiniekiem vienkārši pa e-pastu nosūtīt pieprasījumu vadītājam, kurš sazinās ar administratoru, lai piešķirtu budžetu, saņemtu apstiprinājumu pirkumam un paaugstinātu nepieciešamo PO.
Pieprasījuma sistēmas pievienošana nodrošina, ka personālam pirms iegādes ir jāsaņem centralizēts thumbs up, tāpēc nekas neslīd caur plaisām. Drīz jums būs pietiekami daudz datu, lai izsekotu, kā darbinieki izmanto izejmateriālus un vietas iepirkumu modeļus, piemēram, vai ir iespējas diskontēt apjomu no piegādātāja?
Kā jūs log PO?
Administratori var izvēlēties apstiprināt, noraidīt vai atzīmēt rekvizītu turpmākai diskusijai. Kad pieprasījums ir apstiprināts, PO administratoram ir jāpiešķir pasūtījumam PO numurs - jūs varat izmantot jebkuru vēlamo burtu un ciparu kodu un ierakstīt to PO reģistrā. Reģistra uzturēšana nodrošina, ka jūs saglabājat kopējos pirkumus. Jūs varat redzēt rekvizīta ietekmi pirms tā apstiprināšanas un atjaunināt savu budžetu katru reizi, kad tiek paaugstināts PO. Tā ir arī svarīga revīzijas pierakstu sastāvdaļa, nodrošinot, ka nav neatbilstību starp piegādēm un maksājumiem.
Kā jūs pārvaldīsiet piegādātājus?
Protams, jums būs jāinformē piegādātāji, ka jūs pārceļaties uz PO sistēmu. Tas ir tik vienkārši, kā sazināties ar piegādātājiem un informējot tos, ka jūs iesniedzat pirkuma pasūtījumu, pirms veicat maksājumu par precēm. Kā jūs saņemat PO pārdevējam, jūs pats - visbiežāk administrators nosūtīs to tieši adresātam.
Kad pārdevējs saņems pirkuma pasūtījumu, pirms preču piegādes sagatavošanas rūpīgi jāpārbauda, vai nav kļūdu. Daudzi lielāki pārdevēji tiek izmantoti, lai iegādātos pirkumus ar PO, un ir izveidotas sistēmas, kas atzīmēs jūsu kontu, ja mēģināsiet iegādāties bez PO.
Kā jūs saskaņosiet rēķinu maksājumus ar PO reģistru?
Ja jūs uzturat jaunāko PO reģistru, tad rēķinu vai kredītkaršu pārskatu saskaņošana ar pirkuma pasūtījumu nav īpaši sarežģīta vai laikietilpīga. Jūs tikai vēlaties atzīmēt jebkuru pirkumu, kas nav reģistrēts PO. Pēc tam apmācības personāls tiek likvidēts, lai novērstu jebkādus pārmērīgus pirkumus nākotnē.
Vai automatizējiet pirkuma pasūtījuma procesu?
Tā vietā, lai veiktu lietas manuāli, jūs varat izvēlēties ieguldīt dažās mazo uzņēmumu īpašnieku iegādes programmās. Šīs sistēmas var automatizēt jūsu pieprasījumus un ikdienas apstiprinājumus un automātiski ģenerēt ražotāju organizācijas, kas padara visu daudz grūtāku. Viņi arī pārvalda jūsu iepirkšanas dokumentus no vienas centralizētas vietas vienā vietā, kas ir pieejami no jebkuras vietas, un tas atvieglo pirkumu pasūtījumu pārvaldību ceļā. Dažām sistēmām ir citas noderīgas funkcijas, piemēram, piegādātāju katalogs, lai pirkuma pieprasījumus padarītu vieglākus un ērtākus jūsu darbiniekiem.
Platformas ir tik plašas, cik tās ir garas, un tiešsaistē ir daudz pārskatīšanas vietņu, lai palīdzētu jums sašaurināt iespējas. Kā vienmēr, izmantojiet demo un bezmaksas izmēģinājuma periodus, lai jūs esat pārliecināti, ka esat pieņēmis pareizo lēmumu pirms pirkuma.
