Iesniegšana ir viena no tām vissvarīgākajām darbavietām, ko neviens mums nevēlas darīt. Izveidojot jaunu kartotēku sistēmu, jūs vēlaties to darīt tā, lai to būtu viegli izmantot. Daži cilvēki vēlas izveidot savu sistēmu pēc alfabēta un dažiem numuriem. Citi to izveidoja pēc kategorijas un pēc tam pēc alfabēta. Izvēlieties, kas darbojas jums.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Dokumentu skapis
-
Manuālie faili
-
Kartona dalītāji
-
Smalks punkts
Organizējiet savas kategorijas, piemēram, īri vai hipotēku. Atcelt ēkas, komunālo pakalpojumu un piederumu failus. Iet cauri visiem jūsu dokumentiem. Katram subjektam dodiet kategoriju. Mēģiniet padarīt jūsu kategorijas sakrīt ar IRS kategorijām, tas gada beigās atvieglo.
Izveidojiet dalītāju katrai kategorijai. Rakstiet uz dalītāja, kāda kategorija tā ir. Ievietojiet tos malā.
Samaksājot rēķinu, uzrakstiet datumu, kuru jūs to samaksājāt tā rēķina daļā, kuru jūs glabājat vai saņemat. Ja izmantojat čekus, uzrakstiet čeku skaitu un samaksāto summu. Ja maksājat elektroniski, uzrakstiet apstiprinājuma numuru un samaksāto summu. Datums visiem jūsu dokumentiem par datumu, kurā strādājāt, pat ja tas nav rēķins. Citu dokumentāciju piemēri var būt banku saskaņošana, rēķini par pasūtījumiem un rēķiniem, kas nosūtīti klientiem. Pēc tam dokumentējiet katru saņemto dokumentu vai papīra dokumentu savā grāmatvedības sistēmā. Quickbooks un Microsoft Money ir lieliskas programmas mazo uzņēmumu grāmatvedībai.
Iestatiet manila mapi katrai atsevišķai 1. kategorijas solī iekļautajai kategorijai. Piemēram, kategorija ir Utilities, un mapes būtu ABC Electric, CITY ūdens un kanalizācija, un INT interneta savienojumi. Ja jūsu uzņēmumam ir pārdevēji, katram pārdevējam izveidojiet atsevišķus failus. Iestatiet failus katram no jūsu klientiem. Iet cauri katrai kategorijai un izveidojiet visas atsevišķās mapes.
Izveidojiet failu katram darbiniekam. Tā kā lielākajai daļai mazo uzņēmumu nav personāla nodaļu, kas nodarbotos ar darbiniekiem, un tiem jāglabā uzskaite, jums būs jāglabā vismaz vienkāršs fails. Ievietojiet savus algas ierakstus. Dokumentējiet visas pabeigtās mācības. Saglabājiet licenču kopijas, ja tās ir nepieciešamas. Jūs arī vēlaties dokumentēt jebkādus strīdus, kas viņiem varētu būt ar jums. Pierakstiet, kas bija strīds un kādi bija rezultāti.
Iegādājoties kaut ko savam uzņēmumam, glabājiet atsevišķu failu savam čekam. Vispirms dokumentējiet tos savā virsgrāmatā. Pēc tam vēlaties tos ievietot failā. Reizi mēnesī dodieties caur saņemšanas failu un ievietojiet tos pareizajā failā un kategorijā. Jūs varat kopēt mēneša kvītis kopā un uzrakstīt mēnesi. Pat ja jūs izmantojat kredītkarti, tas ir papildu dokumentācija, ja jums būtu jāpārbauda IRS.
Novietojiet kategoriju sadalītājus kartotēkā, tos apzīmējot. Katrā šajā kategorijā esošajā mapē ir alfabēts. Novietojiet tos aiz dalītāja. Iet cauri katrai kategorijai un iesniedziet tos.
Padomi
-
Jūs varat pielāgot jebkuru reģistrēšanas sistēmu, lai to varētu viegli izmantot. Kamēr jūs varat ātri atrast informāciju, tā ir laba reģistrēšanas sistēma.
