Uzņēmumi un organizācijas ir atkarīgas no komunikācijas līnijām, kas paliek atvērtas un paliek uzticamas starp dažādām daļām un nodaļām. Bez spējas efektīvi sazināties, uzņēmuma funkcijas sāk strauji sadalīties. Tomēr ikviens, kas vienlaikus pauž savu ceļu, arī izraisa haosu. Tas ir, ja darba vietā tiek pieņemti protokoli.
Definēti protokoli
Vienkārši sakot, protokoli ir iekšējie noteikumi, kas organizācijas locekļiem ir jāievēro un jāizmanto. Pārliecinoties, ka mērķtiecīgas darbības tiek risinātas saskaņā ar protokoliem, organizācija nodrošina konsekvenci un atbilstību katrā līmenī. Tomēr negatīvie faktori ir tādi, ka pārāk daudz protokolu rada atlaišanu, birokrātiju un, vēl ļaunāk, nevajadzīgus kavējumus. Tas darbojas pret organizāciju, kas cenšas būt izveicīga un elastīga. Izveidojiet līdzsvaru starp atbilstību un atsaucību.
Elektroniskā komunikācija
Lai pievienotu izaicinājumu pārvaldīt to, kā cilvēki tajā pašā organizācijā sazinās, elektroniskās un datorizētās metodes ir sarežģījušas šo problēmu. Elektronisko sakaru ātrums bieži izraisa problēmas ātrāk un izplatās tālāk, kad tiek veiktas kļūdas. Viedie tālruņi, e-pasts, tūlītējās ziņojumapmaiņas un datoru faili tikai palielina sakaru rašanos.
Rakstisks paziņojums
Rakstiskas ziņas, kas ir tradicionālās biznesa komunikācijas metodes, organizācijas ir viegli standartizētas, lai tās varētu pareizi pareizi novirzīt un pareizi noteikt prioritātes. Tas tiek darīts, izvēloties dažādas metodes dažādiem svarīguma līmeņiem. E-pastus, piezīmes un pamata ziņojumus var izmantot ikdienas saziņai. Memorandumi un vēstules par firmas veidlapām uzrāda oficiālākus jautājumus. Rezervēt jautājumus un ziņojumus par politikas diskusijām un svarīgiem lēmumiem.
Elektroniskā ziņojumapmaiņa
E-pasta, tūlītējās ziņojumapmaiņas un interneta problēma ir tāda, ka organizācijas ļoti ātri zaudē kontroli pār ziņu un tās auditoriju. Organizācijas ir labi apkalpotas, regulāri apmācot darbiniekus par elektronisko sakaru riskiem un riskiem, rezervējot šos rīkus ikdienas, regulārai komunikācijai un apmācot darbiniekus, lai saprastu, kā regulāri iztīrīt vecās komunikācijas un saglabāt tikai svarīgu informāciju. Pārāk bieži cilvēki izmanto šos rīkus muļķīgam vai personiskam ziņojumam. Rezultāti var būt no mulsinošiem līdz nopietniem, ja šie faili vēlāk tiks augšāmcelti tiesas prāvās vai juridiskos jautājumos.
Rakstīšanas noteikumi
Kā daļu no protokoliem, organizācijas arī gūst labumu no tā, lai nodrošinātu, ka jebkura saziņa notiek saskaņā ar skaidras lietošanas noteikumiem. Tas nozīmē, ka darbinieki saprot, kā pareizi sazināties. Ātri, tehniski akronīmi, piemēram, LOL, WTB, WU, LTR un citi, nepieder profesionāliem rakstiem. Personālam ir jāsaprot, ka viņiem ir nepieciešams sazināties pareizā valodā, kas piešķir piemaksu par pareizrakstību un gramatiku.
Verbālās komunikācijas
Verbālās komunikācijas protokolus var īstenot līdzīgi kā rakstiskus dokumentus. Vajadzētu būt līmeņiem mutiskām sanāksmēm, tostarp gadījuma diskusijām, oficiālām sanāksmēm, hierarhijas sanāksmēm un politikas veidošanas / lēmumu pieņemšanas mijiedarbībai. Katram no šiem kontaktu notikumiem vajadzētu saprast cerību, kā sazināties, cik ilgi un kā apstrādāt reakcijas un lēmumus. Ja tas netiek darīts uzņēmumā, bieži rodas ad hoc mijiedarbība, kas, lai gan tā ir ērta mazās grupās, sāk radīt problēmas, jo organizācijas aug.
