Politikas un procedūras ir prasības lielākajā daļā organizāciju. Daudziem ir jāraksta šāda veida dokumenti, jo tiem ir jāievēro noteikumi, piemēram, Starptautiskā standartizācijas organizācija (ISO). ISO ir standartu grupa, kas koncentrējas uz kvalitātes nodrošināšanas uzlabošanu. Viens no visizplatītākajiem politikas un procedūru piemēriem, ko organizācijas raksta, ir standarta darbības procedūra (SOP).
Politikas
Politika nosaka noteikumus, kurus uzņēmums īstenos visā organizācijā vai struktūrvienībā. Piemēram, uzņēmumam ir politika par parolēm. Tā var norādīt, ka darbiniekiem paroles jāmaina ik pēc 60 dienām. Politika var arī norādīt, ka sistēma paziņos darbiniekiem 14 dienas pirms to paroles beigšanās. Politikai jābūt skaidrai, kodolīgai un konsekventai. Tajās būs arī akronīmi. Rakstniekam vajadzētu tos izskaidrot pirmo reizi, kad tie tiek izmantoti, un pēc tam izmantojiet akronīmus pārējās politikas jomās.
Procedūras
Procedūras īsteno politiku. Procedūras sniedz detalizētu informāciju, piemēram, soli pa solim, kā veikt uzdevumus. Procedūras piemērs būtu, kā izveidot jaunus tīkla kontus. Pirmais solis var ietvert vadītāju, kam jāaizpilda veidlapa savai jaunajai īrei. Veidlapā var prasīt, lai menedžeris sniegtu informāciju, piemēram, jauno nomas pilnu nosaukumu, amata nosaukumu un nodaļu, kurā darbosies jaunā noma. Pēc tam menedžeris iesniedz veidlapu IT nodaļai. Tādā gadījumā tīkla administratoram būs jāievēro procedūras. Tie var ietvert e-pasta un tīkla konta izveidi un drošības emblēmas izveidi. Procedūrām jābūt viegli ievērotām. Ir svarīgi paturēt prātā, ka procedūras laika gaitā mainās. Tādēļ uzņēmumam tie jāpārskata vismaz reizi gadā. Tai būtu jāieceļ persona, kas atjaunina procedūras. Tāpat kā politikai, procedūrām jābūt konsekventām, kodolīgām un precīzām.
SOP
SOP apzīmē standarta darbības procedūru. Šāda veida dokuments apraksta to, ko dara organizācija un tās struktūrvienības. Turklāt tas izskaidro darbinieku lomu un atbildību. Tad SOP parasti ietver politiku un procedūras katram departamentam. Piemēram, politika aptvers noteikumus par aparatūras iegādi. Tad procedūra sniegs soli pa solim instrukcijas par aparatūras iegādi. Lai gan SOP galvenokārt sastāv no teksta, labs ir jāiekļauj organizācijas diagrammas, diagrammas, plūsmas diagrammas un darbplūsma.
