Neatkarīgi no tā, vai tie tiek nosūtīti pa pastu vai pa e-pastu, biznesa vēstulēm vienmēr ir noteikts formāts un stils. Pēc formāta nokļūšanas ātri nokļūst līdz punktam un pastāstiet lasītājam par papildu saistītiem dokumentiem, piemēram, atsākšanu, parakstīto līgumu vai apmaksātu rēķinu kopijām. Sīkāka informācija par pielikumiem jūsu vēstulē un atzīmējot tos vēstules apakšā ir profesionāls veids, kā palīdzēt saņēmējam saprast, kāpēc jūs rakstāt un kādi papildu materiāli ir nosūtīti.
Pastāstiet lasītājam, kāpēc jūs rakstāt
Labi uzrakstīta biznesa vēstule sākas ar vienu teikumu, kas izskaidro, kāpēc jūs rakstāt. Pastāstiet saņēmējam, ko un cik daudz dokumentu pievienojat un kāpēc jūs tos pievienojat. Jums jāsāk ar tādām frāzēm kā “Es esmu pievienojis savu CV par palīgu vadītāja amatu”, vai “Pievienots ir manas saņemtās vēstules kopija, kas apstiprina manu pēdējo maksājumu.”
Izvairieties no pārāk formālas
Jūsu biznesa vēstulē nedrīkst ietvert daudz formālāku frāzi “Lūdzu, pievienojiet…”. Lai gan tas nav gramatiski nepareizs, šāda veida oficiālā rakstiskā valoda galvenokārt tiek izmantota akadēmiskajos žurnālos, oficiālos dokumentos un vietās, kur nepieciešams paaugstināts smaguma līmenis. Parasti izvairieties no pārāk formālas valodas ikdienas biznesa korespondencē un e-pastos.
Norādiet pielikumus vai apvalkus, kas atrodas zem jūsu paraksta
Burta apakšā pēc paraksta līnijas ir piemērota vieta, kur uzskaitīt pielikumus. Ja sūtāt e-pastu, pēc parakstīšanas sūtāt divvietīgu vietu un pēc tam miniet pielikumus ar īsu apzīmējumu, piemēram, “Pielikums: Jane K. Doe atsākšana.” Ja sūtāt vēstuli pa pasta pakalpojumu, jūs īsi aprakstīsiet piezīmi, kas apraksta apvalki ir divas līnijas zem paraksta. Varat uzrakstīt vārdu „iežogojums” (piemērs: “Enclosure: Monthly Market Summary”) vai izmantot kopīgo uzņēmējdarbības saīsinājumu “enc.” (“Enc: John K. Doe atsākšana”)
Papildu padomi biznesa e-pastam
Kā pievienot pielikumus: Formatējot ir svarīgi, nosūtot biznesa e-pastu. Pielikuma faila nosaukumam jābūt saistītam ar jūsu e-pastu. Iekļaujiet savu vārdu, īsu priekšmeta aprakstu un e-pasta datumu. Ja pielikumam ir vairāk nekā viena lapa, arī norādiet to.
Pievienot fotoattēlus efektīvi: Ja sūtāt fotoattēlus, pārliecinieties, vai fotoattēli ir apgriezti, lai parādītu tikai to, kas ir atbilstošs, un mazos vai vidējos izmēros, kas ātri tiks lejupielādēti jūsu adresāta datorā vai ierīcē.
Pārliecinieties, lai iekļautu visu: Pirms aploksnes aizzīmogojat vai nospiežat nosūtīt pogu, pārliecinieties, vai jūsu apvalki ir aploksnē vai ka esat pievienojis savus dokumentus savam e-pastam. Daudzi vervētāji un citi uzņēmumi var atbrīvoties no vēstulēm, kurās nav iekļauti pieprasītie pielikumi. Tas arī rada iespaidu, ka sūtītājs ir bezrūpīgs.
