Projekta koordinēšana parasti attiecas uz vairāku uzdevumu plānošanu un pārvaldību vienlaicīgi. Koordinācija ir būtiska uzņēmumam, kas nodarbojas ar diviem vai vairākiem saistītiem projektiem. Projekti atšķiras atkarībā no uzņēmējdarbības mērķiem, bet var ietvert jauna produkta ieviešanu vai pakalpojumu paplašināšanu jaunās jomās. Projekta koordinatoram bieži ir dažādas funkcijas un pienākumi atkarībā no nozares, uzņēmuma lieluma un projekta mērķa. Piemēram, korporācijas var norīkot atsevišķus projektu koordinatorus, lai risinātu iekšējos un starptautiskos jautājumus; tā kā mazie uzņēmumi varētu būt par pamatu projektu koordinācijas pienākumiem vadības lomā. Projekta koordinatori var kalpot par lēmumu pieņēmējiem vai vadītāju palīgiem.
Pamati
Projekta darbības joma (piem., Projektu apvienošana ar dažādām komandām vai alternatīvu iespēju izskatīšana) un laika grafiks (gan īstermiņa, gan kopējais termiņš) ir būtiskas iezīmes - jo īpaši tāpēc, ka veiksmīgai koordinācijai ir nepieciešama ilgtermiņa plānošana kopā ar netraucētu īstenošanu. Piemēram, ja jūsu uzņēmums plāno atvērt jaunu atrašanās vietu, tad jums ir precīzi jāparedz, cik ilgi tas būs nepieciešams, lai izveidotu veikalu, iegūtu nepieciešamās atļaujas, iegādātos mēbeles vai aprīkojumu, kā arī nomātu un apmācītu pietiekamu personālu. Tādējādi aizkavēšanās, saņemot būtisku piegādi, var ietekmēt visu projektu, piemēram, pievienojot papildu projekta izmaksas.
Darbinieki
Lai saglabātu efektivitāti, apsveriet iespēju iecelt vienu personu vai cilvēku grupu, kas kalpotu par projekta koordinatoru (-iem). Projektu koordinatoriem jābūt spēcīgām problēmu risināšanas prasmēm, lai paredzētu un reaģētu uz negaidītiem kavējumiem vai situācijām. Turklāt viņiem būtu jāspēj sadarboties un apspriesties ar dažādu veidu cilvēkiem. Ja projektā ir iesaistīts darbs ar uzņēmumu Meksikā, tad koordinatoriem jāsaprot, ka uzņēmējdarbības muitas atšķiras Meksikā no Amerikas Savienotajām Valstīm. Ja nevarat izveidot neatkarīgu projekta koordinatora lomu, tad pielāgojiet projekta koordinatora pienākumus, lai kalpotu par izpildu komandas palīgu. Piemēram, projekta asistents varētu plānot sanāksmes, sagatavot darba kārtību un novērtēt progresu ar vispārējo mērķi atbalstīt projekta efektivitāti.
Programmatūra
Iekļaut programmatūras programmas, lai palielinātu efektivitāti, piemēram, lai saglabātu projektu failus un pārvaldītu galveno informāciju. Dažiem projektiem efektīvi darbojas izklājlapas, grafiki vai sienu diagrammas. Jūs arī izmantojat tādas programmas kā Microsoft Excel vai Project vai pat izstrādājāt patentētu programmatūru. Piemēram, jūs varētu izveidot programmu, lai koncentrētos uz svarīgu aspektu, piemēram, kopējām projekta izmaksām vai kvalitātes kontroles jautājumiem. Pārliecinieties, ka projekta informācija ir viegli pieejama galvenajiem dalībniekiem.
Apsvērumi
Dažos projektos ir iesaistīti cilvēki no dažādām organizācijām vai uzņēmumiem, kas strādā kopā, lai sasniegtu līdzīgu mērķi. Nepārtraukti analizējiet projekta riskus, piemēram, ja komandas loceklis nespēj saņemt atļauju vai piegādāt piegādes laikā. Projektu koordinācijā jāiekļauj ārkārtas rīcības plāni, kurus vajadzības gadījumā var ātri īstenot.
Vadība
Projektu koordinācijas posmi parasti ietver vispārēja mērķa izveidi, būtisku uzdevumu plānošanu, kā arī projekta izpildi un kontroli. Izstrādāt SVID (stiprās, vājās puses, iespējas, draudi) vai STEP (sociālā, tehnoloģiskā, ekonomiskā un politiskā) analīzi dažādos posmos, lai novērtētu projekta progresu.
