Ir svarīgi rakstīt datu pārskatu, kas efektīvi informēs priekšmetu aizņemtiem vadītājiem, kuriem ir tikai dažas minūtes, lai ietu jūsu ziņojumu. Viena no svarīgākajām lietām ir visnozīmīgāko datu, piemēram, diagrammu un grafiku, vizuālais attēlojums. Jums vajadzētu arī saglabāt valodu kodolīgu un bez žargona.
Pārskats par labu analītisko ziņojumu
Pirmais solis ir ziņojuma izklāsts saskaņā ar jebkādām vadlīnijām, kas jums jāievēro. Katram uzņēmumam parasti ir savs ziņojumu formāts, un jums ir jāievēro jūsu formāts. Šis izklāsts pamatā dos jums ceļvedi, kas jāievēro, rakstot ziņojumu, un, cerams, palīdzēs jums tikt galā ar jebkuru rakstnieka bloku, kas var rasties vēlāk rindā. Jums jāsagatavo ziņojums, lai izskaidrotu un analizētu visus datus un secinājumus, kas izdarīti viegli lasāmā formātā. Ja jūsu ziņojums ir garš, iespējams, būs jāiekļauj arī satura rādītājs.
Apsveriet vizuālo aspektu
Dati, pats par sevi, var būt abstrakti un sarežģīti kontekstā. Tātad, jums vajadzētu būt dāsnu jūsu diagrammu, grafiku un tabulu izmantošanai, lai ilustrētu jūsu analīzes rezultātus. Vajadzības gadījumā tekstā var iekļaut atsauces, lai izskaidrotu svarīgo grafiku. Jūsu lasītājam jāspēj uzzināt, kas ir vissvarīgākais par katru grafiku, un tāpēc jums vajadzētu to uzsvērt, nevis tikai aprakstīt to, kas jau ir redzams. Tāpat pārliecinieties, vai jūsu teksta atsauces ir tuvu grafikai, uz kuru tie atsaucas, lai lasītāji varētu izveidot savienojumu starp abiem.
Izveidojiet neapstrādātu projektu
Kad būsit veikts ar kontūru, izveidojiet aptuvenu projektu, kas ietver svarīgāko informāciju, kas strukturēta atbilstoši kontūrai. Tehniskie dati pašlaik nav svarīgi; tos var pievienot vēlāk. Ideja ir vispirms iekļaut svarīgāko informāciju, lai lasītājs varētu to viegli atrast, kad saņems jūsu ziņojumu. Atcerieties, ka daudzi no jūsu lasītājiem ir aizņemti. Tāpat neaizmirstiet būt uzmanīgiem, lietojot žargonu, izvairoties no tā, kur vien iespējams.
Kopsavilkums un kopsavilkums
Lai gan tie parādās jūsu ziņojuma sākumā, kopsavilkums un abstrakts ir pēdējie aspekti, kurus jūs rakstīsiet. Abas sadaļas ir ziņojuma kopsavilkums, kas parāda ziņojuma svarīgos secinājumus. Tas ir iemesls, kāpēc jūs tos rakstāt.
Kopsavilkumā ir sava nozīme datu analīzes ziņojumā. Iemesls, ko tā sauc par kopsavilkumu, ir tas, ka tas ir uzņēmuma vadītāju kopsavilkums. Iespējams, tie ir aizņemti cilvēki, kuriem nav laika lasīt visu ziņojumu, pārvarot visas sīkākas detaļas. Tādēļ jums vajadzētu mēģināt, cik vien iespējams, apkopot kopsavilkuma ziņojuma galvenos punktus, piemēram, mērķi, galvenos datu punktus un secinājumus. Esiet tik īsi, cik vien iespējams, un iekļaujiet tikai svarīgākos punktus. Ja vadītāji var nekavējoties saprast, kas ir ziņojums, tikai izlasot kopsavilkumu, tad esat paveicis savu darbu.
Veikt pārskatīšanu
Pārskatiet savu datu analīzi tik reižu, cik nepieciešams, pārliecinoties, ka informācija tiek organizēta loģiski saskaņotā veidā. Izvairieties no apjomīgiem, garlaicīgiem punktiem un izmantojiet balto telpu, lai padarītu ziņojumu estētiski pievilcīgu. Iesniegt tabulas informāciju kā diagrammas. Un visbeidzot, izvairieties no pasīvās balss izmantošanas.
