Uzņēmumi izmanto biroja administrācijas procedūru rokasgrāmatas, lai apmācītu darbiniekus, izveidotu vai iegādātos programmatūru un uzlabotu biroja efektivitāti. Programmatūra ir liela daļa no biroja darbībām un prasa procedūras, lai noteiktu tādas datora darbības kā drošība, datu bāzes izveide un piekļuve, e-pasta protokols un vīrusu aizsardzība. Procedūru rokasgrāmatā bieži ir ietvertas shēmas, kas palīdz izveidot vai iegādāties programmatūru, kas atbilst jūsu biroja vajadzībām.
Biroja administratori ir atbildīgi par ierakstu un dokumentu apstrādi un pārvaldību; sagatavošanās sanāksmēm, konferencēm un īpašiem pasākumiem; ceļojumu organizēšana; un sazinoties ar klientiem, vadību, piegādātājiem un darbiniekiem. Efektīva procedūras rokasgrāmata skaidri apraksta biroja praksi un pēc iespējas detalizētāk. Jaunajam darbiniekam jāspēj atsaukties uz rokasgrāmatu, lai iegūtu informāciju par biroja procedūrām.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
3-gredzenu saistviela
-
Vārdu apstrādes programmatūra
Kā rakstīt administratīvās biroja procedūras
Identificējiet procedūras
Biroja administrācijas procedūras rokasgrāmata sastāvēs no vairākām procedūrām. Sāciet ar visaugstāko līmeni, visbiežāk sastopamās procedūras un strādājiet līdz vissīkākajam. Jābūt augsta līmeņa plūsmas plānam, norādot, kā katra procedūra atbilst šai kategorijai. Plūsmas shēmas padara ļoti viegli apmācīt jaunus darbiniekus, jo tas ir grafisks darba plūsmas attēlojums. Tālāk redzamais piemērs ir vienkārša dažu biroja procedūru ilustrācija.
1. Biroja ieraksti
1.1. Iepirkuma piederumi 1.2 Iesniegšana 1.3. Mail Handling 1.4 Plānošana
1.3 Pasta apstrāde
1.3.3 Pasta saņemšana -> 1.3.4 Kārtot pastu -> Nepieciešama tūlītēja atbilde? -> Jā -> Atzīmēt kā steidzamu -> Nē -> Nerādīt -> Sniegt
Rakstot rokasgrāmatu, sniedziet rakstisku informāciju par katru apakšpozīciju. Piemēram:
1.3.3 Pasta saņemšana Pasta adrese ir sakārtota pasta istabā un tiek nosūtīta katram departamenta pastkastītim līdz plkst. 10.00. skatīt 1.3.5).
Savākt procedūras informāciju
Tas ir vissvarīgākais solis rakstīšanas procesā un prasīs visvairāk laika. Pārliecinieties, ka jūs saprotat aprakstīto procedūru un projekta darbības jomu. Saprast šīs procedūras auditoriju un to, kā tā iekļaujas augstāka līmeņa procedūrās. Kas ir procedūras piegādātāji? Kas ir īpašnieki un eksperti? Kas ir klienti? Ja jums ir skaidra izpratne par iepriekš minēto, rīkojieties šādi:
- Uzrakstiet interviju jautājumus. Kas jums ir jāzina, lai uzrakstītu detalizētu procedūru?
- Veikt intervijas un dokumentējiet rezultātus.
- Izveidojiet shēmu, kas attēlo procesa, darba soļu un izejas ievadi.
- Pārskatiet plūsmas diagrammas, ko esat izveidojis ar procesa īpašniekiem, lai precizētu.
Uzrakstiet rokasgrāmatas projektu
Izvēlieties rokasgrāmatas formātu un pārliecinieties, ka vadība piekrīt šim formātam. Apkopojiet visu rokasgrāmatu. Jūs nevēlaties pārrakstīt rokasgrāmatu, jo nav vienošanās par formātu vai saturu. Izmantojiet 3-gredzenu saistvielu, lai izmaiņas un atjauninājumus varētu viegli veikt. Katrā dokumentētajā procedūrā iekļaujiet šādu informāciju:
- Nosaukums
- Ievads
- Pārskats
- Pārskatīšanas datums
- Procedūras īpašnieks - lietojiet atbilstošos nosaukumus un neizmantojiet personiskos vārdus
- Plūsma diagramma ar pakāpeniskiem aprakstiem
- Definīcijas
- Procedūrā izmantotie materiāli vai programmatūra
- Ilustrācijas, tabulas, diagrammas un grafikas
Pārskatīt un rediģēt
Vai rokasgrāmatu ir pārskatījusi atbildīgā vadības komanda, procedūras īpašnieks un procedūras klients. Ja klients ir ārpus organizācijas, pirms pārskatīšanas pieprasīšanas pārliecinieties, vai jums ir vadības apstiprinājums.
Jūs varat vēlēties, lai kāds cits, nevis autors iet cauri katram procesa posmam, lai pārbaudītu tā precizitāti un pilnīgumu. Ja ir juridiski ierobežojumi, pārliecinieties, vai jūsu iekšējā juridiskā organizācija pārskata rokasgrāmatu par atbilstību.
Analizējiet un labojiet visus trūkumus, kas konstatēti pārskatīšanas procesā, un rakstiet galīgo versiju. Pirms dokumenta publicēšanas saņemiet galīgos apstiprinājuma parakstus atbilstošā līmenī.
Ieceliet vienu rokasgrāmatas īpašnieku, kas ir atbildīgs par atjauninājumu dokumentēšanu.
