Lai gan rakstiskajai saziņai ir vairākas acīmredzamas priekšrocības salīdzinājumā ar mutisko saziņu, piemēram, nepārprotama nozīme, viegla replikācija un pastāvīgums, rakstiska komunikācija ne vienmēr ir labākā izvēle biznesa, akadēmiskajai vai personiskai komunikācijai. Izprotot rakstveida komunikācijas trūkumus, jūs varat noteikt vislabāko komunikācijas veidu jebkurai situācijai.
Personība
Rakstiskā saziņa ir mazāk personiska nekā mutiska komunikācija, padarot to mazāk ideālu emocionāliem ziņojumiem. Piemēram, lielākā daļa cilvēku uzskata, ka svarīgas ziņas, piemēram, atlaišana, veicināšana, attiecību izbeigšana vai laulības ierosināšana, ir jādara zināmas personīgi. Saziņa, izmantojot rakstīšanu vai e-pastu, ir mazāk efektīva nekā personiska saziņa personisko attiecību veidošanā.
Nepareizas saziņas iespējas
Rakstiskā saziņa neietver balss tonusu vai sejas izteiksmes nianses, padarot nepareizu saziņu biežāk. Humoru un sarkasmu ir īpaši grūti nodot rakstiskā saziņā, un tos var uzskatīt par apvainojumiem. Tas liek cilvēkiem rakstīt formālākā, nopietnākā tonī, veicinot rakstiskas komunikācijas bezpersonisko raksturu.
Tūlītējas atsauksmes trūkums
Mutiskā komunikācija parasti rada tūlītēju verbālo un neverbālo atgriezenisko saiti, kas bieži informē runātāja nākamos komentārus. Rakstiskajai saziņai trūkst šī svarīgā elementa, un pat ar dažiem digitālās komunikācijas veidiem, piemēram, īsziņām vai īsziņām, rakstiskajās atbildēs trūkst mutvārdu saziņas spontanitātes. Rakstisku saziņu nevar nekavējoties pielāgot, lai apmierinātu auditorijas vajadzības, precizētu jautājumu vai atbildētu uz atspēkojumu. Turklāt, ja notiek nepareiza saziņa, rakstnieks par to nevar uzzināt savlaicīgi, lai to labotu.
Izmaksas, materiāli un uzglabāšana
Rakstiskā komunikācija bieži aizņem vairāk laika nekā mutvārdu komunikācija, tāpēc tas var būt dārgāks uzņēmumiem. Turklāt rakstiskajai saziņai ir nepieciešami printeri, tinte un papīrs, kā arī jāuzņemas glabāšanas telpa.Daudzos gadījumos ir jāglabā arī elektroniskie sakari, lai gan šādas glabāšanas izmaksas attiecībā uz telpu un izmaksām ir daudz mazākas nekā kopēšanas uzglabāšanai. Neatkarīgi no tā, vai tas ir drukāts vai elektronisks, tas var netīši pazust vai iznīcināt.
Atbildība
Rakstiskās saziņas pastāvīgums var radīt atbildības problēmu. Piemēram, lai gan runas piezīmes ir viegli aizmirstas, e-pasta vēstules, piezīmes un citi dokumenti var tikt izmantoti kā pierādījumi tiesā pat gadus pēc to rakstīšanas. Turklāt vienkārša rakstiskas komunikācijas atkārtošana padara to riskantāku; lai gan izrunāts bezkrāsains joks var aizvainot dažus cilvēkus, piemēram, nepiemērotu e-pastu var nekavējoties nosūtīt tūkstošiem saņēmēju.
