Efektīvas biznesa vēstules ir svarīgs instruments ikviena uzņēmēja arsenālā. Neatkarīgi no tā, vai tas ir paredzēts, lai pārdotu produktu vai pakalpojumu, vai vienkārši iepazīstinātu ar paša rakstnieku, efektīvai biznesa vēstulei ir jābūt dažām pamata pazīmēm, lai lasītājs varētu labvēlīgi reaģēt. Vēstulē saņēmējam ir jāaicina rīkoties un pārliecināt viņu darīt to, ko rakstnieks vēlas. Visām efektīvām biznesa vēstulēm ir dažas kopīgas īpašības.
Pilnīga informācija
Efektīvai biznesa vēstulei ir visa informācija, kas lasītājam ir jārīkojas atbilstoši. Vēstulē skaidri norādīts, kas ir vēstule no un no kurienes un kā atbildēt. Tajā ir norādīts, par ko ir runa par vēstuli, kad ir jāveic pasākumi, ja ir jārīkojas un kāpēc ir jārīkojas tagad. Biznesa vēstule ir pilna ar informāciju un atstāj neko. Tam ir skaidrs aicinājums rīkoties un paziņots saņēmējam, kā veikt šo darbību.
Īsums
Efektīvā biznesa vēstule nav ziedīga vai grezna. Tas ir rezerves un līdz vietai. Nav izšķērdētu vārdu. Valoda ir īsa, tā, lai lasītājam paliktu tikai vajadzīgā informācija. Biznesa vēstule nav vieta, kur parādīt lielus vārdus vai dzeju. Efektīva biznesa vēstule ir īsa un precīza.
Ieguvumi, nevis funkcijas
Efektīvas biznesa vēstules koncentrējas uz ieguvumiem saņēmējam, nevis uz produkta vai informācijas īpašībām. Tā atbild uz jautājumu lasītājam: "Kas tas man ir?" Biznesa vēstulē ir ņemti vērā laika ierobežojumi, kas uzrakstīti lasītājam, un vajadzības, ko lasītājs sniedz tabulā. Tajā ir apskatīti, lai lasītājam būtu viegli veikt vēlamo darbību. Biznesa vēstules koncentrējas uz to, kā burtu rakstnieks var palīdzēt lasītājam, nevis kāpēc lasītājam vajadzētu palīdzēt rakstniekam.
Specifiskums
Lietojot biznesa vēstules, izmantojiet noteiktu valodu. Pastāstiet lasītājiem tieši to, ko viņi var sagaidīt no produktiem, pakalpojumiem vai uzņēmumiem. Nelietojiet neskaidru valodu, kas var atstāt tos uzminēt. Ja nepieciešams, izmantojiet piemērus, lai vēl vairāk izskaidrotu valodu, lai darītu vēstuli skaidru lasītājam. Ja vēstulē ir solīts, pārliecinieties, ka uzņēmums var to atbalstīt. Izmantojiet arī darbības vārdus, nevis pasīvās darbības vārdus, lai sniegtu savu teikumu.
Skaidrība
Izvairieties no žargona lietošanas, ja vien tas nav absolūti nepieciešams, lai skaidri sazinātos. Ir svarīgi precīzi noskaidrot, ko vēstule piedāvā, un to, ko vēstule lūdz lasītājam. Ja nē, lasītājs nedrīkst veikt pieprasīto darbību, un vēstule nebūs efektīva. Izmantojiet skaidru, spēcīgu valodu, lai uzsvērtu, ko lasītājam vajadzētu darīt pēc biznesa vēstules lasīšanas. Lai mudinātu lasītāju rīkoties, ieteicams izmantot īsus teikumus ar spēcīgiem, iedarbināmiem darbības vārdiem.
Etiķete
Noteikti ievērojiet atbilstošu etiķeti biznesa vēstulēs. Pārliecinieties, lai uzzinātu pareizo vārdu un pareizrakstību personai, kas saņem vēstuli. Pievērsiet uzmanību tām. Atbildiet uz visiem burtiem, kuriem nepieciešama atbilde. Sekojot pareizai etiķetei, uzņēmējs pierāda, ka viņam ir pienācīga cieņa pret personu, kuru viņš raksta. Šī cieņa var iet tālu, lai vēstules lasītājs uzņemtos aicinājumu rīkoties.
Pareizība
No vēstules formatēšanas līdz uztvērēja piemērotībai biznesa vēstulei ir jāpanāk daudzas pareizas piezīmes, lai tās būtu efektīvas. Pārliecinieties, ka tas ir nosūtīts pareizajai personai, pareizajā nodaļā, pie pareizā uzņēmuma. Pārliecinieties, ka vēstule nonāk pareizajā personā, lai veiktu darbību, ko vēstule lūdz viņam veikt. Izlasiet vēstuli un noskaidrojiet, vai valoda ir pareiza personai, kuru jūs to sūtāt - ne pārāk formāla, ne neformāla. Kad esat gatavs to nosūtīt, veiciet pēdējo reizi, lai pārbaudītu kļūdas.
