Kad jums ir nepieciešams apkopot lielu informācijas apjomu, piezīme vai vēstule ir efektīvs veids, kā to izdarīt. Daudzi cilvēki raksta grūti un uzskata, ka viņiem nav vārdu krājuma, lai to izdarītu. Bet kā raksta pasniedzējs Viljams Zinsers saka, rakstīšana ir tikai domāšana uz papīra. Viss, kas jums jādara, ir organizēt savas domas, sekot izvēlētā formāta stilam un izmantot vienkāršu un skaidru valodu.
Ziņojuma rakstīšana piezīmei
Uzrakstiet galveni. Atgādinājumam norādiet augšējā kreisajā stūrī, kuram vajadzētu lasīt piezīmi (piemēram, uz: Visiem darbiniekiem), kurš to rakstīja (No: Jūsu vārds), kas vēl to saņems (CC: Saņēmēja nosaukums) datums (pašreizējais datums) un kāds tas ir (Temats: Tēma uz adresi).
Ja tā ir vēstule, sāciet ar datumu un sveicienu, piemēram, „Visiem darbiniekiem:”.
Apsveriet savu auditoriju.Ja rakstāt vispārējai auditorijai, izmantojiet valodu, kuru visi sapratīs. Jauni darbinieki, iespējams, vēl nezina uzņēmuma žargonu, un darbinieki vienā nodaļā nevar saprast cita terminoloģiju.
Izveidojiet kontūru. Savu domu organizēšana ļauj skaidri rakstīt. Apsveriet, ko jūsu auditorija vēlēsies zināt, un to, ko vēlaties viņiem pateikt. Uzsveriet ziņojuma galvenos secinājumus un to, ko tas nozīmē cilvēkiem, kas lasa piezīmi.
Sāciet ar spēcīgiem atklāšanas paziņojumiem. Atzīst ziņojumu un tā secinājumus. Piemēram, "mūsu nesenā produktivitātes pētījuma rezultātā mēs izdarīsim vairākas izmaiņas mūsu interneta lietošanas politikās."
Paskaidrojiet. Iezīmējiet visus datus vai konstatējumus, kas apstiprina secinājumu. "Konsultanti konstatēja, ka darbinieki pavadīja divas stundas dienā vidēji pārbaudot e-pastu un pārvaldot fantāzijas sporta komandas." Ļaujiet lasītājiem uzzināt, kad notiks izmaiņas.
Pastāstiet cilvēkiem, kur viņi var saņemt pilnīgāku informāciju (ja nepieciešams). Piemēram, "Mēs to apspriedīsim iknedēļas personāla sanāksmē piektdien" vai "Pilns ziņojums ir pieejams visiem darbiniekiem PDF formātā." Nerakstiet piezīmi; jūsu vārds ir piezīmes augšpusē. Ja rakstāt vēstuli, izmantojiet savu vārdu, pilnu vārdu vai vārdu un uzvārdu, atkarībā no apstākļiem un vēlmēm.
Pārrakstiet un sagrieziet traucējumu. Pārlasiet projektu un izņemiet nevajadzīgos vārdus. Piemēram, "Uzņēmuma viedoklis ir tāds, ka Scranton birojam būtu aktīvi jācenšas samazināt neproduktivitātes problēmas, ierobežojot uzņēmuma resursu neizmantošanu darbā," var pārrakstīt, jo "Korporācija ir lūgusi mums ierobežot uzņēmuma īpašuma personisko izmantošanu. palielinās mūsu produktivitāti."
Korektūra un pareizrakstības pārbaude. Vai uzticams kolēģis pārbauda gramatiku un toni; slikti rakstīts teikums var tikt interpretēts tādā veidā, kā jūs nekad neesat paredzējis. Tāpat palaidiet pareizrakstības pārbaudi, bet esiet uzmanīgi, izmantojot automātiskās vārdu aizvietošanas funkcijas. Jūs nevēlaties, lai jūsu ziņojums "Indonēzija" būtu, kad jūs domājāt par "Indiana".
