Datu bāzēšanas sistēmas gadu gaitā ir attīstījušās no dokumentu noformēšanas kastēs līdz sarežģītām programmatūras programmām, kas glabā failus elektroniski no redzesloka. Lai gan šodien jūs varat izvēlēties šķirni, visām reģistrācijas sistēmām ir viens galvenais mērķis: efektīva dokumentu pārvaldība. Izmantojot dažādas reģistrēšanas sistēmas, ir svarīgi ņemt vērā katras sistēmas īpašības, lai izvēlētos vispiemērotāko. Visbiežāk sastopamās kartotēkas ir viegli realizējamas un nodrošina efektīvu failu pārvaldību.
Alfabētiskā iesniegšana
Alfabētiskā iesniegšana ir visbiežāk sastopamā reģistrēšanas sistēma mazāk nekā 5000 ierakstiem. Iesniegšana pēc alfabēta kārtības ir sistēma, kurā jūs sakārtojat failus pēc personu vārdiem, uzņēmumiem, iestādēm, aģentūrām, tēmām, tēmām vai ģeogrāfiskām vietām atbilstoši vārdnīcu secībai. Šī sistēma ir efektīva klientu vai klientu nosaukuma failiem. Ja iesniedzat priekšmetus, izmantojiet relatīvo indeksu. Indekss ir saraksts ar tematu nosaukumiem alfabētiskā secībā, lai izvēlētos katru tēmu. Norādiet relatīvo indeksu, lai noskaidrotu, kurš tematiskais nosaukums ieraksta ierakstu zem.
Skaitliskā iesniegšana
Uzstādot ciparu reģistrēšanas sistēmu, sakārtojiet failus secīgā secībā, izmantojot ciparus tieši no ieraksta vai piešķirta numura. Lielākā daļa sistēmu izmanto indeksu, lai ielādētu failus. Skaitliskā reģistrēšanas sistēma palielina produktivitāti, palielinoties faila iesniegšanas un atrašanās vietas noteikšanas ātrumam.Tas arī nodrošina precīzu identifikāciju un ļauj nodrošināt lielāku konfidencialitāti. Tas spēj bezgalīgi paplašināties, un to var izmantot vairāk nekā 5000 ierakstiem, atšķirībā no alfabēta kartotēkas.
Alfa-ciparu iesniegšana
Alfa-ciparu iesniegšana izmanto vārdu un numuru kombināciju. Jūs parasti lietojat šāda veida reģistrēšanas sistēmu ar tematu nosaukumiem un numuriem. Sakārtojiet failus pēc alfabēta sadalījuma vai temata virsraksta, pēc tam pēc numuru kategorijas. Burtciparu failiem ir jāizmanto relatīvais indekss. Indeksā tiks uzskaitīti katram alfabētiskajam sadalījumam piešķirtie ciparu kodi.
Elektroniskas kartotēkas
Datorizētas kartotēkas kļūst parastas daudziem uzņēmumiem un mājām. Tā atrisina vajadzību pēc fiziskās uzglabāšanas vietas un zudušās vai nepareizas informācijas problēmas. Datorizēta kartotēkas sistēma ļauj koplietot piekļuvi vairākiem departamentiem. Lai gan koplietojamā piekļuve nodrošina piekļuvi dokumentiem pēc pieprasījuma, varat iestatīt lietotāja tiesības, lai skatītu, rediģētu, izveidotu vai dzēstu failus, lai kontrolētu piekļuvi. Papīra bezpajumtniecības sistēmu tipos ietilpst vienkāršas programmatūras, dokumentu serveri un dokumentu pārvaldības sistēmas.
