Dokumentu izplatīšanas matrica sniedz vizuālu atsauci, lai noteiktu, kā sazināties ar plašu cilvēku loku. Šīs matricas ir noderīgas uzņēmējdarbībā, skolā un jebkurā citā organizācijā, kas sazinās ar drukātiem vai datorizētiem dokumentiem. Datorizēti izklājlapu rīki, piemēram, Excel, Numbers, 1-2-3 vai Calc, ir labākie instrumenti dokumentu izplatīšanas matricas izveidei, bet jūs varat izmantot jebkuru programmatūru, kas ļauj izveidot tabulas. Ja jūsu organizācija ir maza, iespējams, varēsiet izvilkt matricu ar rokām.
Atveriet jaunu darbgrāmatu izklājlapu programmā vai izveidojiet jaunu tabulu teksta apstrādes programmā. Izklājlapu programmas var apstrādāt vairāk datu nekā tabulas, tāpēc izvēlieties šo formātu, ja jums ir opcija.
Uzskaitiet katru dokumenta veidu, ko izmantojat savai organizācijai izklājlapas augšējā rindā, sākot ar otro sleju. Dokumentu tipi vispārējai matricai var ietvert kalendārus, sapulču protokolus, ieņēmumu pārskatus un īpašus biļetenus. Ja jūsu matrica ir paredzēta konkrētam projektam, uzskaitiet atsevišķus dokumentus, kas saistīti ar projektu, nevis dokumentu kategorijas. Piemēram, būvprojekta dokumentu matricā var uzskaitīt tādus elementus kā elektriskie rasējumi, arhitektūras rasējumi, pacēlumi un īpašu atļauju kopijas.
Uzskaitiet visus sava uzņēmuma vai organizācijas dalībniekus, izmantojot pirmo kolonnu izklājlapas kreisajā pusē, sākot ar otro rindu. Ja nepieciešams, pārtrauciet cilvēkus kategorijās. Piemēram, mazās uzņēmējdarbības matricā kategorijas var būt "Pārvaldība", ar visiem vadības darbiniekiem alfabētiskā secībā zem kategorijas virsraksta "Darbinieki" ar tiem, kas uzskaitīti alfabēta secībā, "Klienti" ar tiem, kas ir alfabēta un "Mārketings" ar visiem uzskaitītie ārējie mārketinga kontakti.
Pārbaudiet galvenes rindu un kolonnu, lai pārliecinātos, ka abi saraksti ir pabeigti. Ja tas atvieglo matricas apskati, pievienojiet to kategoriju rindu ēnojumu, lai jums būtu pārtraukums starp cilvēkiem, kas saņem dokumentāciju.
Apstrādājiet savu pirmo dokumenta kolonnu, kas lielākajā daļā izklājlapu programmu būs B sleja, un ievietojiet "e" šūnā blakus jebkuras personas vārdam, kurai vajadzētu saņemt šo dokumentu elektroniski. Novietojiet "p" šūnā blakus jebkurai personai, kurai vajadzētu saņemt šī dokumenta papīra kopiju. Ja persona nedrīkst saņemt šo dokumentu, atstājiet šūnu pie viņa vārda tukša. Ja jūsu vajadzības ir sarežģītākas, mainiet notāciju atbilstoši savai organizācijai. Piemēram, varat ierakstīt "2 papīra kopijas" vai "p-2", lai norādītu vairākas kopijas. Kamēr visi jūsu organizācijas darbinieki saprot notāciju, izmantojiet jebkuru metodi, kas darbojas jums.
Atkārtojiet procesu katrai kolonnai, nolaižot sarakstu, lai atzīmētu papīru un elektroniskās kopijas. Tas pabeidz dokumentu izplatīšanas matricu.
Ja iespējams, izveidojiet hipersaites no sava dokumentu izplatīšanas matricas darblapas kontaktinformācijas datu bāzē. Tas ļaus jums noklikšķināt uz nosaukuma jūsu matricā, lai atvērtu šīs personas kontaktinformāciju, lai jūs varētu viegli nosūtīt elektroniskas vai papīra kopijas. Lai uzzinātu, kā to izdarīt, pārbaudiet izklājlapu programmas "Palīdzības" failu.
Padomi
-
Varat arī izmantot dokumentu izplatīšanas matricas, lai ierakstītu, kur glabājas jūsu dokumenti. Šādā gadījumā uzskaitiet savus dokumentus pirmajā slejā un uzglabāšanas vietas augšpusē, piemēram, "Web serveris", "Galvenais biroja arhivēšanas skapis 1", "Uzņemšanas dators" un tā tālāk. Ievietojiet "X" šūnā, kur atbilst dokumenta virsraksta rinda un uzglabāšanas vietas kolonna.
