Sanāksmi var definēt kā sadarbības darba procesu, kas paredzēts, lai atbildētu uz to, kurš, kāpēc, kā un kāds ir konkrēts mērķis. Neefektīvu sanāksmju raksturojums ietver pasīvos dalībniekus un iepriekš apspriesto tematu atdzimšanu. Efektīvas sanāksmes būtībā ir pretēja tam. Efektīvas tikšanās var palielināt produktivitāti, darbinieku morāli un peļņu.
Funkcija
Pieci soļi efektīvu sanāksmju sagatavošanai un vadīšanai, kas pazīstami arī kā pieci P, ir šādi: mērķis, plāns, dalībnieki, līdzdalība un perspektīva, atzīmējiet David Whetten un Kim Cameron grāmatā „Vadības prasmju attīstīšana”. sanāksme. Plāns ir rīcības gaita sanāksmes laikā. Dalībniekiem ir dalībnieki un koordinatori. Dalība ir nepieciešama no dalībniekiem un koordinatoriem. Perspektīva ir mērķis, ko sapulce vēlas sasniegt, un kopsavilkums par sanāksmēm, kas izriet no sanāksmes.
Rīki
Spēles ir viens no visefektīvākajiem instrumentiem veiksmīgu sanāksmju rīkošanai. Ieteicamas ātras, lētas, pielāgojamas, zema riska un līdzdalības spēles. Prāta vētra ir vēl viens rīks, ko izmanto, lai apkopotu informāciju un izskaidrotu problēmu vai situāciju. Citi instrumenti efektīvām sanāksmēm ietver anketas, aptaujas, intervijas un darba lapas.
Raksturlielumi
Efektīvas sanāksmes ir iztēles, līdzdalības, novatoriskas un iesaistošas. Tie sākas un beidzas laikā. Kāds ir norīkots sekot protokolam un darba kārtībai. Plānotie pārtraukumi notiek noteiktā laikā. Tiek rosinātas aktīvas un pozitīvas diskusijas. Dalībniekiem ir atļauts novērtēt sanāksmi. Efektīvas tikšanās beidzas ar draudzīgu piezīmi ar koordinatoru, kas nodrošina dalībnieku harmoniju.
Biežums un ilgums
Pēteris Medus raksta grāmatā „Uzlabot savu cilvēku prasmes”, ka efektīvas sanāksmes vislabāk notiek ne vairāk kā vienu reizi nedēļā, parasti tiem pašiem dalībniekiem. Visveiksmīgākās sanāksmes tiek likvidētas stundā, un parasti tās nepārsniedz divas stundas.
Nozīme
Slikti pārvaldītas sanāksmes negatīvi ietekmē darbinieku morāli, padarot dažus par skeptiskiem un pesimistiskiem, bet citi kļūst apātiski un neuzmanīgi. Neefektīvas tikšanās, atzīmē Barbara J. Streibel grāmatā „Vadītāja rokasgrāmata efektīvām sanāksmēm”, kas katru gadu izmaksā uzņēmumiem miljardiem dolāru zaudētās iespējas un zaudēto laiku. Tie sabojā organizācijas tēlu, uzsver tās neefektīvo vadību un samazina produktivitāti. Efektīvas tikšanās saglabā divus no uzņēmuma vērtīgākajiem resursiem: laiku un talantu. Sadarbības un efektīvas sanāksmes rosina darbiniekus.
