Grāmatvedības informācijas sistēmas (AIS) ir radikāli pārveidojušas veidu, kādā bizness tiek darīts globālā perspektīvā. Kad finanšu informācija tiek ievadīta AIS, finanšu pārskatus un pārskatus var iegūt vairākos biznesa līmeņos, lai nodrošinātu rentabilitāti.
Lai AIS programmatūra varētu sniegt precīzus finanšu pārskatus un pārskatus, grāmatvedības informācija ir jāievada AIS pareizi un efektīvi.
Fakti
Grāmatvedības informācijas sistēmas (AIS) ir tikai tikpat labas kā sistēmā ievadītā informācija. Lai gan datorizēta AIS programmatūra ir ievērojami samazinājusi cilvēka darba stundas, kas nepieciešamas grāmatvedības informācijas ierakstīšanai un tabulēšanai, programmatūra joprojām ir rūpīgi jāpārbauda un jāturpina, lai reģistrētu finanšu darījumus.
Visiem finanšu darījumiem ir trīs galvenās prasības, lai nodrošinātu pareizu darījumu uzskaiti: savlaicīgumu, precizitāti un derīgumu. Ja finanšu darījumi neatbilst šīm vadlīnijām, AIS programmatūrā ievadītā informācija novedīs pie nepareizi sagatavotiem finanšu pārskatiem un AIS kļūmes.
Savlaicīgums
Visam finanšu darījumam jābūt savlaicīgam; ieņēmumi un saistītie izdevumi rodas tajā pašā periodā, rēķini tiek reģistrēti mēnesī, kad tie saņemti, un ikmēneša izrakstu ieraksti tiek veikti pirms AIS pārskata perioda slēgšanas.
Atļaujot finanšu informācijas ievadīšanu AIS dažādos grāmatvedības periodos vai kalendārajos mēnešos, tiks sagrozīti AIS sagatavotie finanšu pārskati. Tā izveidos arī finanšu pārskatus, kas neatspoguļo pienācīgi ieņēmumus un izdevumus, kas radušies pārskata periodā.
Precizitāte
Kad finanšu darījumi tiek saņemti savlaicīgi, tie ir jāpārbauda, lai tie būtu precīzi. Ir jāpārskata darba izmaksu pārskati, skaidras naudas izmaksas un naudas ieņēmumi, lai nodrošinātu, ka dokumentos norādītās summas ir pareizas. Finanšu darījumu pārskatīšana var izraisīt citu grāmatvedības funkciju pārskatīšanu, ja tiek veiktas konsekventas kļūdas.
Ja AIS tiek ievietota neprecīza informācija, būs jāveic konta saskaņošana, lai atrastu kļūdas finanšu darījumos.
Derīgums
Finanšu darījumu novērtēšana par derīgumu ir svarīgs solis, ierakstot informāciju AIS. Derīguma prasības ir izpildītas, tiklīdz darījums ir noteikts kā precīzs, ticams un atbilstīgs darījumiem. Ārējo grāmatvedības uzĦēmumu revīzijas parasti koncentrējas uz AIS ievadītās finanšu informācijas derīgumu; nederīgas informācijas ierakstīšana ir kritiska kļūda, un tā tiks uzskaitīta kā grāmatvedības trūkums revīzijas ziņojumos.
Grāmatvedības darbplūsma
Finanšu informācijai ir jāievēro pareizie soļi, lai izpildītu savlaicīguma, precizitātes un derīguma prasības. Katram grāmatvedības birojam jābūt darbplūsmai, lai nodrošinātu, ka visus finanšu darījumus var ievadīt AIS un finanšu pārskatos, pirms tie beidzas. Efektīvām darbplūsmām katrs dokuments tiks apstrādāts tikai vienu reizi, novēršot palielinātu darbu, veicot pārmērīgus finanšu darījumus.
Tīša krāpšana
Lai gan finanšu darījumi var atbilst savlaicīguma, precizitātes un derīguma grāmatvedības prasībām, daži uzņēmumi veic apzinātu krāpšanu, lai veicinātu sava uzņēmuma finansiālo stāvokli. AIS programmatūra ir domāta kā datorizēts ieraksts, kuru ir grūti manipulēt, bet to vēl var izdarīt. Izmantojot īpašus kontus, kas slēpj darījumus, izveidojot atsevišķas vienības, lai slēptu parādu, un izmantojot bijušos revidentus, lai izstrādātu uzņēmumu AIS, ir visi veidi, kā izveidot krāpniecisku informāciju ar AIS.
