Sarunu punktu dokumentos ir uzskaitīti galvenie fakti un idejas par konkrētu tēmu vai notikumu. Plaši izmantojami sabiedriskajās attiecībās un komunikācijās, sarunu punktu raksti palīdz tiem, kas ir atbildīgi par runāšanu ar sabiedrību, sniegt skaidru, precīzu un konsekventu informāciju. Sarunu punktu dokumenti tiek izmantoti, lai panāktu sabiedrības informētību un reaģētu uz publiskām izmeklēšanām krīzes laikā. Organizācija, "runājot ar vienu balsi", izmantojot kopīgu runas punktu papīru, var palielināt komunikācijas programmas efektivitāti.
Talking Points Paper rakstīšana
Pirms sākat strādāt pie sarunu punktu papīra, jums būs jāpārliecinās, ka jums ir precīza informācija. Meklējiet tos, kas ir visvairāk iesaistīti. Piemēram, ja jums ir jāveido runas punkti par budžeta problēmu, tieši runājot ar augstāko izpildvaru, kas pārrauga budžetu. Nepaļaujieties uz mutiski. Jautājiet savam avota detalizētajam jautājumam un pieprasiet, lai viņa mēģinātu ne "spin" vai sugaroat detaļas. Noteikti ņemiet vērā detalizētas piezīmes.
Jūsu runājamo punktu papīrs sastāv no virknes punktu, katrs ar vienu vai vairākiem teikumiem pēc tā. Ievads vai cits teksts nav vajadzīgs. Nosaukums: "Informācija sabiedrībai". Nerakstiet savu sarunu punktu papīru kā "konfidenciālu". Jūs nemēģināt neko slēpt, un informācija par sarunu punkta papīru ir paredzēta sabiedrībai.
Sāciet ar faktiem: kas, kas, kur un kad. Ievietojiet sevi cilvēka apavos, kuriem nav zināšanu par jūsu uzņēmumu vai organizāciju, tās vēsturi vai nesenajām aktivitātēm. Jūsu pirmajam punktam vajadzētu vienkārši norādīt situācijas faktus. Piemēram: "1. jūlijā uzņēmums X samazinās 30% no vietējā darbaspēka Oregonas un Aidaho rūpnīcās." Šī pamatinformācija tiek sniegta runāšanas punktos, lai tie, kas sniedz informāciju, nejauši neizdarītu faktiskas kļūdas, radot neskaidrības.
Dažām nākamajām lodes ir jāsniedz sīkāka informācija par procesu vai darbību. Ja jūsu sarunu punktu papīrs atbild uz negatīvu notikumu, kopīgojiet pozitīvu informāciju, bet nemēģiniet novērtēt negatīvus. Plašsaziņas līdzekļi un sabiedrība vēlas informāciju par detaļām. Piemēram: "Kāds ir process darbinieku paziņošanai, kad tās tiks izbeigtas? Vai būs atlaišanas pabalsts vai pārkvalifikācija?" Mēģiniet paredzēt šos jautājumus un sagatavojiet atbildes. Atcerieties, ka formulējums, kuru izvēlaties katram no šiem punktiem, tiks izmantots, ja ziņu sniedzēji to darīs.
Sarunu punktu papīra galīgajos punktos jākoncentrējas uz būtisko ziņu, kuru vēlaties, lai runātājs atstātu. Tas varētu būt galvenais fakts, plāns vai vīzija. Piemēram: "Mēs esam apbēdināti par problēmām, kuras mēs zinām, ka ģimene saskarsies šā lēmuma rezultātā, bet ceram uz ekonomikas atveseļošanos, kas būs īstermiņa samazinājumi." Nekādā gadījumā neietveriet savos runas punktu papīra punktos, ko nevēlaties, lai jūsu pārstāvis būtu. Runāšanas punkti nav privāti dokumenti, un tos var lasīt plašsaziņas līdzekļi.
Kad esat pabeidzis sarunu punktu papīru, tiksieties ar iesaistītajiem un jūsu organizācijas vecākajiem vadītājiem pārskatīšanai. Iekļaujiet jebkādu atgriezenisko saiti un izveidojiet izplatīšanas sarakstu, kurā iekļauti tie, kas, iespējams, tiks aicināti runāt vai dalīties ar informāciju ar sabiedrību. Tas var ietvert iesaistīto izpildvaru vai vadītāju, pārstāvi, citus, kas ir iesaistīti komunikācijā jūsu organizācijā, un darbiniekus ar lomām, kurās iesaistīta sabiedrība.
Padomi
-
Esiet godīgi un skaidri. Saglabājiet savus punktus. Mazāk punktu ir labāk. Skaļruņi vienlaicīgi var atcerēties tikai dažus punktus.
Brīdinājums
Nekad nesniedziet informāciju sarunu punktos, kurus nevēlaties, lai tos publiskotu. Nepārspīlējiet pozitīvo.
