Darba kārtībā ir paredzētas sanāksmes cerības. Darba kārtības veidnes izmantošana nodrošina standartizāciju un formālu formātu direktora sanāksmei. Sanāksmju plānošana parāda profesionālismu un sagatavotību, kas nepieciešama vienmērīgai sanāksmei. Dienas vai divu dienu pirms sanāksmes izplatīšana ļaus uzaicinātajiem sagatavot un paredzēt sanāksmju prezentācijas un diskusijas. Direktoram bieži ir aizņemts grafiks ar maz laika, lai kārtotu sarežģītus dokumentus. Vienkāršāk jūs varat izveidot darba kārtības formātu, jo vieglāk būs vadītājiem un palīgiem noteikt sapulces mērķi, atrašanās vietu un tēmas.
Izveidojiet direktora sanāksmes darba kārtību teksta apstrādes programmā, piemēram, Microsoft Word. Word ir lietojumprogramma, kurai lielākā daļa var piekļūt un nodrošina vairākas lejupielādējamas sapulces darba kārtības veidnes, kuras jūs varētu izmantot kā sākuma punktu. Jūs varat pielāgot darba kārtību ar uzņēmuma logo un nosaukumu.
Ievadiet sapulces nosaukumu, datumu, laiku, atrašanās vietu un konferences zvanu informāciju darba kārtības galvenē. Nodrošiniet informāciju skaidri, lapas augšpusē un centrējiet tā, lai uzaicinātie skaidri zinātu, kā un kad piekļūt sanāksmei. Iespējams, vēlēsities iekļaut arī uzaicināto personu un koordinatoru sarakstu, kā to atļauj lapā.
Pieprasīt darba kārtības jautājumus no iesaistītajiem direktoriem. Nosūtiet e-pastu vismaz nedēļu pirms sanāksmes, lai lūgtu darba kārtības jautājumus. Uzskaitiet darba kārtības tēmas, lai plānotu katru tēmu. Uz veidnes norādiet katru darba kārtības punktu pa numuru kreisajā pusē un tās personas vārdu, kura ir atbildīga par diskusijas vadīšanu pa labi no temata. Ja laiks ir ierobežots, iespējams, katram tematam būs jāpiešķir laika rāmji, uzskaitot tos blakus darba kārtības punktam.
Uzskaitiet “Nākamās darbības” un “Citi vienumi” kā pēdējos divus darba kārtības punktus. Tas ļaus jūsu sapulcei ietvert visus rīcības plāna elementus un citas tēmas, kuras nav oficiāli uzskaitītas darba kārtībā.
Padomi
-
Izmantojiet to pašu darba kārtības formātu nākamajām direktora sanāksmēm. Direktori pieradīs apskatīt darba kārtības formātu un viegli apskatīt sapulces datus un tēmas. Pārliecinieties, ka jūsu darba kārtība ir ierobežota, ir daudz vietas starp līnijām un skaidri parādiet dokumenta mērķi un sapulces iemeslu.
