Manuāla grāmatvedība ietver papīra grāmatu un žurnālu izmantošanu finanšu darījumu ierakstīšanai. Šie instrumenti ir no pagājušā laikmeta. Grāmatveži, kas bieži valkā zaļus aizsargus un melnās aproces, varētu izmantot manuālo uzskaiti, lai palīdzētu saglabāt savu uzņēmumu finansiālo rezultātu. Uzņēmumi šodien dažos procesos joprojām var izmantot manuālo uzskaiti. Tomēr trūkumi var vājināt manuālo grāmatvedības darbību.
Laikietilpīgs
Grāmatvedības procesiem, kuros izmanto papīra žurnālu un virsgrāmatas vai līdzīgus rīkus, ir nepieciešams daudz laika, lai pabeigtu uzdevumus. Grāmatveži pirms ierakstu ierakstīšanas būs jāatrod sistēmā konti un žurnāli. Kontu atlikumu pārbaude un informācijas pārskatīšana arī ir sarežģīta. Grāmatvežiem var būt nepieciešams arī šaut, izmantojot vairākus dokumentus, lai atrastu informāciju, ko pieprasa vadītāji. Šīs informācijas kopēšana var būt arī sarežģīta.
Saskaņā ar kļūdām
Rokas grāmatvedības procesos kļūdas var būt diezgan bieži. Bieži sastopamās kļūdas, ievadot informāciju nepareizos kontos, pārnesot skaitļus vai ierakstot informāciju atpakaļ. Lai gan šīs kļūdas ir arī mūsdienu grāmatvedības sistēmās, manuālajās sistēmās nav iekšējo pārbaužu un līdzsvaru. Grāmatveži, kas pēta kļūdas, bieži pavadīs vairākas stundas, lai atrastu un labotu ierakstus. Šīs problēmas var saasināt vairāki grāmatveži, kas strādā vairākās grāmatvedības grāmatās.
Drošības trūkums
Drošības trūkums ir vēl viens kopīgs trūkums manuālajai grāmatvedībai. Uzņēmumi, iespējams, nespēs novērst darbiniekus pārskatīt konfidenciālus datus papīra grāmatās un žurnālos. Datorā kopētie un saglabātie faili var būt mazāk droši. Tas var ļaut darbiniekiem ļaunprātīgi izmantot finanšu informāciju, izmantojot krāpšanu vai piesavināšanos. Apmierināti darbinieki var arī neatgriezeniski sabojāt informāciju un iznīcināt svarīgus finanšu ierakstus.
Ir pieejamas dažas kopijas
Lielas organizācijas bieži vien ir grūti atrast manuālu uzskaiti, jo trūkst vairāku žurnālu un žurnālu. Lielākajai daļai uzņēmumu būs viens žurnāls par debitoru parādiem, debitoru parādiem, algām, pamatlīdzekļiem utt. Tas nozīmē, ka žurnālā var strādāt tikai viens grāmatvedis. Šo virsgrāmatu nodalīšana apakšgrupās var radīt mazāk drošības un iespēju dublēt informāciju grāmatvedības sistēmā.
