Sanāksmes var plekstēt bez pienācīgas plānošanas, pat ar skaidru mērķi un atbilstošiem dalībniekiem. Izmantojot darba kārtību sapulces plānošanai, tas var palīdzēt veiksmīgi un efektīvi risināt galvenos jautājumus vai jautājumus. Plānošana uz priekšu dod tiem, kas apmeklē sanāksmi, zināšanas par to, ko sagaidīt, laiku sagatavoties un nodrošina kārtību, kādā lietas tiks apspriestas. Vēl viens iemesls, kāpēc dienas kārtība ir populāra, ir tas, ka viņi ietaupa visu laiku.
Kas ir programma?
Vienkārši runājot, darba kārtība ir saraksts vai plāns. Šajā sarakstā ir tēmas un problēmas vai jautājumi, kas tiks apspriesti sanāksmes laikā. Ir dažādi darba kārtības formāti; sanāksmes mērķis un veids noteiks, kuru darba kārtības formu izmantot. Parasti izmantoto darba kārtību veidi ietver neformālu, formālu, prioritāšu un laika grafiku. Iepazīstoties ar katru darba kārtības formātu, jūs varēsiet efektīvi izvēlēties pareizo veidu jūsu vajadzībām.
Neformāla un formāla
Neoficiālā darba kārtība būtībā attiecas uz neoficiālu jautājumu sarakstu, kas tiks apspriesti sanāksmes laikā un bieži vien tiek apvienoti pēdējā brīdī. Oficiāla darba kārtība seko vairāk formātam. Šajā formātā ir iekļauts sapulces veids, uzskaitīts sanāksmes koordinators un uzskaitīti visi dalībnieki. Pēc tam darba kārtība seko konkrētam pasūtījumam: uzaicinājums rīkoties, izsaukums, minūtes no pēdējās sanāksmes, atklāti jautājumi, jauns bizness un atlikšana.
Prioritātes un laika ierobežojumi
Prioritāšu darba kārtība ir prioritāra. Punktiem tiek piešķirts pasūtījums atbilstoši grupas nozīmīgumam. Tēmas tiek apspriestas šajā secībā. Laika grafiks attiecas uz sapulces noteiktā laika rindas izmantošanu - parasti laika pārvaldnieks ir uzticēts, lai palīdzētu palikt uzdevumā. Šajā formātā darba kārtība tiks noteikta laika intervālos. Piemēram, 9: 30-9: 35: socializācija / iesildīšanās, 9: 35-9: 40: pārskatīšanas mērķis un vēlamais iznākums, 9: 40-9: 50: pārskata minūtes no pēdējās sanāksmes.
Apakšējā līnija
Veidojot darba kārtību, nevilcinieties lūgt citu dalībnieku ieguldījumu. Dalībnieki var sniegt vērtīgu ieskatu par to, kuras tēmas vai jautājumi ir jāapspriež. Atbilstošu dalībnieku uzņemšana ir būtisks priekšnoteikums labi plānotai un veiksmīgai sanāksmei. Visās darba kārtībās jāietver sesijas mērķis; ir skaidri vēlamie rezultāti; klasificēt darba kārtības tēmas kā informācijas apmaiņu vai informācijas apstrādi; un beidziet ar tematu un turpmāko soļu apspriešanu.
