Sanāksmes var būt jūsu dienas produktīvākā daļa vai pilnīga laika izšķiešana. Tas viss ir atkarīgs no sapulces struktūras un vadītāja, kas rīko sanāksmi, prasmes. Ja jūsu darbs ir izveidot tikšanos, viens no svarīgākajiem mērķiem ir izveidot darba kārtību. Pareiza sanāksmes darba kārtības punktu iezīmēšana ir būtiska, jo šie darba kārtības punkti nosaka sanāksmes toni un palīdz saglabāt diskusijas.
Iezīmējiet darba kārtības punktu kā "informatīvu", ja tā mērķis ir sniegt priekšstatu citiem dalībniekiem sanāksmē. Piemēram, projekta komandas loceklim var būt nepieciešams izskaidrot piedāvāto programmatūras izmaiņu apjomu sākotnējā atklāšanas sanāksmē. Šāda veida sanāksmju darba kārtības punkts ir informatīvs. Dalībniekiem nav nepieciešams vienoties vai nepiekrist šim jautājumam; viņiem vienkārši ir jāiegūst informācija.
Izveidojiet padomdevēju sanāksmju darba kārtību par jautājumiem, par kuriem nepieciešama diskusija, bet nav sagaidāms, ka tie tiks atrisināti sanāksmē. Konsultatīvās darba kārtības jautājumi dod dalībniekiem iespēju dalīties ar savām bažām un sniegt savu viedokli par apspriežamajiem jautājumiem. Piemēram, sanāksme par ierosināto datortehnikas jauninājumu var ietvert vairākus konsultatīvās darba kārtības jautājumus, tostarp diskusiju par apskatāmajiem aparatūras risinājumiem. Projekta vadītājs var sniegt īsu pārskatu par katru piedāvāto risinājumu, kam seko pārējo sanāksmju dalībnieku vispārēja diskusija.
Apzīmējiet sapulces darba kārtības punktu kā "problēmu risināšanu", ja tā mērķis ir sapulces laikā panākt rezolūciju. Šī etiķete ir balstīta uz konkrētās sanāksmes mērķi, kuru plānojat. Darba kārtības punktu varētu apzīmēt kā padomdevēju vienā sanāksmē un nākamo problēmu risināšanā, kad projekts sākas no sākuma. Piemēram, konsultatīvās dienas kārtības punkts par aparatūras izvēli varētu vērsties pie problēmu risināšanas nākamajā sanāksmē, kad dalībniekiem tiek lūgts faktiski izvēlēties aparatūras risinājumu.
Izveidojiet sapulces darba kārtības punktu ar nosaukumu "palīdzības pieprasījums", ja tā mērķis ir lūgt citiem sanāksmes dalībniekiem palīdzību. Šie priekšmeti var kalpot kā nākamās sanāksmes, un katrs projekta komandas dalībnieks sniedz atjauninātu informāciju un pārējo komandas informāciju par projekta stāvokli.
