Vienkāršākajā veidā iekšēja kontrole ir summa, ko jūsu uzņēmums dara, lai identificētu un samazinātu riskus, kas saskaņā ar ASV datiemSmall Business Administration bieži vien patērē aptuveni 5 procentus no uzņēmuma gada ieņēmumiem. Lai gan visu lielumu uzņēmumi saskaras ar krāpšanas, zādzības un uzņēmējdarbības aktīvu ļaunprātīgas izmantošanas riskiem, mazie uzņēmumi, kuriem ir nepietiekama dokumentācijas procedūra, bieži ir mazāk aizsargāti. Dokumentācijas procedūras veicina un ir daļa no spēcīgas iekšējās kontroles.
Palielināta atbildība
Lai gan labi izstrādātas dokumentācijas procedūras stiprina gan preventīvo, gan detektīvo iekšējo kontroli, nepietiekamas dokumentācijas procedūras ir galvenais iemesls, kāpēc daži uzņēmumi nezina, ka zādzība vai krāpšana notiek, līdz brīdim, kad ir par vēlu, atzīmē „Grāmatvedības žurnāls”. Formālās dokumentācijas procedūras sniedz vadlīnijas kontroles īstenošanai, un tās palielina pārskatatbildību, jo jūsu darbiniekiem ir jāpierāda un jāpārbauda, nevis vienkārši jānorāda, ka viņi ievēro vai veic iekšējo kontroli.
Pierādījuma vērtība
Dokumentācijas procedūras rada izsekojamus pierādījumus, tostarp to, kas bija iesaistīts uzdevumā vai finanšu darījumā, un kad un kā viņa bija iesaistīta. Jūs varat izveidot procedūras, piemēram, laika un datuma zīmogošanu, kas darbojas aiz ainas, kā arī noteikt dokumentācijas noteikumus, kas jāievēro darbiniekiem. Abi ir vienlīdz svarīgi, lai rekonstruētu darbības, izsekojot darījumus un izveidojot revīzijas liecības. Piemēram, parakstītie čeku čeki, sīkas skaidras naudas papildināšanas čeku kopijas, darbinieka pieteikšanās ID un datora laika un datuma zīmogi nodrošina revīzijas liecības.
Drošāka informācijas pārvaldība
Faktiskie vai skenētie pielikumi, zemsvītras piezīmes finanšu pārskatā un datoru darījumu maiņas žurnāls ir dokumentācijas procedūru piemēri, kas veicina un stiprina informācijas pārvaldības kontroli. Visi ir noderīgi, lai dokumentētu papīra vai elektronisko darījumu ierakstu labošanas vai pielāgošanas iemeslus, kas galu galā palīdz novērst un atklāt krāpšanu un darbinieku zādzību. Atbilstošs datuma laika zīmogs un iepriekšējas apstiprināšanas pierādījumi, piemēram, departamenta vadītāja iniciāļi, vēl vairāk pastiprina informācijas pārvaldības kontroli.
Labāka kvalitātes kontrole
Papildus tam, lai novērstu gan iekšējo, gan ārējo krāpšanu, noliktavas un inventāra pārvaldības dokumentācijas procedūras var atbalstīt kvalitātes kontroli. Tie ietver noliktavu darbinieku uzskaiti, pārbaudi un dokumentāciju par bojātām ienākošajām un izejošajām precēm. Krāpšanas un zādzības novēršanas procedūras, kas veicina labu iekšējo kontroli, ietver dokumentācijas noteikumu, kas pieprasa darbiniekiem aizpildīt, parakstīt un iesniegt atlases lapu par katru izejošo klientu pasūtījumu un marķēšanas procedūru, kas reģistrē un identificē krājumu vienības, tostarp aprakstus, daļu numurus, vienības. pasākumu un daudzumu.
