Daudziem uzņēmumiem faksa sūtīšana un saņemšana ir ikdienas notikums. Faksa sūtīšana ir tik izplatīta, ka ir viegli nokļūt nejaušā saziņā. Pēc dažiem vienkāršiem soļiem jūsu faksi meklēs profesionāli. Pareizas faksa etiķetes izmantošana nodrošinās jūsu uzņēmuma profesionālās reputācijas saglabāšanu, ko esat strādājis tik grūti.
Faksu sūtīšana
Vienmēr atcerieties, ka faksa sūtīšanas dokumenti ir biznesa process. Paturiet prātā šīs pamatnostādnes:
-
Vienmēr ietveriet vāka lapu, kurā nav nevajadzīgas informācijas vai mākslas darbu. Pārklājuma lapā iekļaujiet savu vārdu un kontaktinformāciju, lapu skaitu (ieskaitot faksa vāka lapu), paredzēto saņēmēju un jebkuru citu attiecīgu informāciju. Atcerieties, ka faksa saņēmējs var nebūt vienīgais, kas redz dokumentu, tāpēc pārliecinieties, ka esat saglabājis faksa vāka lapas profesionālo.
-
Pēc faksa nosūtīšanas zvaniet uz saņēmēju. Tas neprasa padziļinātu diskusiju par faksa saturu. Jūs vienkārši apstiprināt faksa saņemšanu. Šajā sarunā ir lietderīgi ļaut personai uzzināt, ka viņi var bez maksas piezvanīt jums pa faksu nosūtītajiem materiāliem pēc saviem ieskatiem.
-
Faksējot jutīgu vai konfidenciālu informāciju, izmantojiet rīcības brīvību. Ja sūtāt personisku informāciju, zvaniet uz priekšu, lai ļautu personai uzzināt, ka iepriekš sūtāt faksu. Viens no veidiem, kā izvairīties no šāda veida jautājumiem, ir izmantot tiešsaistes faksa pakalpojumu. Šie pakalpojumi nosūta faksu tieši personīgajā datorā.
-
Esiet piesardzīgi, nosūtot nevēlamus materiālus. Ikviens, kas strādā birojā, zina, cik kaitinošas šīs reklāmas par zemāku cenu veselības apdrošināšanu un diskontētiem braucieniem uz Havaju salām. Ja sūtāt saviem klientiem nevēlamus faksus, rīkojieties tikai retos gadījumos, kad tas ir pamatoti. Ja saņemat pieprasījumu no saņēmēja, lūdzot nesaņemt šādus faksus, ievērojiet viņu vēlmes un noņemiet tās no sava saraksta.
Faksu saņemšana
Tāpat kā sūtot faksus, ir arī noteikumi par faksu saņemšanu:
-
Ievērot saņemto konfidenciālo faksu privātumu. Neizmantojiet personisko informāciju ar saviem kolēģiem, kas bija paredzēti tikai jūsu apskatei.
-
Neatstājiet jutīgus faksus, kur citi varētu tos redzēt. Apstrādājiet tādus faksus kā jebkurš cits konfidenciāls papīrs.
-
Ja saņemat faksu kļūdas dēļ, nosūtiet sūtītājam zvanus. Parasti tiek prasīts, lai jūs iznīcinātu kļūdaini saņemtos faksus.
