Sūtījumu sagatavošana ir preču pircēju paziņojumi, lai viņi zinātu, ka sūtījums ir ceļā. Šie prealerts tiek izmantoti galvenokārt ar ārzemju kuģošanu, lai gan arī daudzi citi uzņēmumi, kas veic tikai iekšzemes operācijas, var tos izmantot. Pārvadājuma prealertu bieži nosūta pa faksu vai e-pastu klientam, kas saņem preces vairākas dienas pirms paredzamā ierašanās datuma. Šis paziņojums ļauj klientam sagatavoties ierašanās brīdim.
Saprast sūtījuma priekšplāna mērķi. Daudzi uzņēmumi nosūta prealert no klienta pieklājības. Tas informē klientu par sagaidāmo sūtījumu piegādes detaļām. Ja esat uzņēmums, kas piegādā preces, sniedziet saviem klientiem pieklājīgu paziņojumu.
Nosakiet paziņojuma nosūtīšanas metodi. Visbiežāk izmantotā metode sūtījumu nosūtīšanai pa e-pastu ir pa e-pastu.
Nosaukt paziņojumu. Paziņojuma augšpusē iekļaujiet nosaukumu “Sūtījuma sagatavošana”. Ja nosūtāt paziņojumu pa e-pastu, rakstiet to arī tematiskajā rindā. Iekļaujiet īsu paziņojumu, kurā klientam paziņo, ka tas kalpo kā paziņojums, ka pasūtītās preces ir ceļā.
Norādiet informāciju par pasūtījumu. Nosūtīšanas prealertā jānorāda vairāki galvenie informācijas elementi. Tajā skaidri jānorāda uzņēmuma nosaukums, lai nekavējoties informētu klientu par to, kurš nosūta šo paziņojumu. Iekļaujiet izmantojamās piegādes metodes veidu, izsekošanas numuru un paredzamo ierašanās datumu.
Iekļaujiet jebkādu informāciju par muitošanu. Kad preces tiek nosūtītas uz ārzemēm, ir nepieciešami vairāki svarīgi dokumenti. Šīs veidlapas parasti aizpilda preču nosūtītājs un pārvadātājs. Muitas dokumenti nodrošina, ka preces varēs muitot. Pārvadājuma prealerts ietver šo informāciju, lai parādītu klientam pareizas veidlapas. Ja šīs veidlapas nav pareizi aizpildītas, var rasties problēmas ar sūtījumu.
Pievienojiet citus svarīgus dokumentus. Daudziem uzņēmumiem, nosūtot sūtījumu, bieži vien tiek pievienoti daži dokumenti, kas var ietvert kravas pavadzīmi, tirdzniecības rēķinu, iepakojuma sarakstu vai materiālu drošības datu lapu, ko dēvē par MSDS.
Iekļaujiet savu kontaktinformāciju. Šī ir viena no svarīgākajām detaļām, ko satur sūtījuma prealerts. Tas galvenokārt sastāv no tālruņa numura, lai klients varētu zvanīt, ja rodas jautājumi, problēmas vai problēmas.
